Cada día, Alma executa automaticamente as seguintes tarefas para autorizar os rexistros bibliográficos do catálogo:
Autoridades - Enlazar encabezados BIB: esta tarefa busca todos os campos de rexistro de autoridade, incluídos os campos de subdivisión que figuran en rexistros bibliográficos. Se se atopan coincidencias exactas, os rexistros bibliográficos vincúlanse aos rexistros de autoridade correspondentes. Se non se atopan coincidencias exactas, Alma realiza unha nova busca sobre todos os rexistros de autoridade, pero ignorando os campos de subdivisión, e os rexistros bibliográficos enlázanse aos rexistros de autoridade coincidentes que se localicen durante a segunda busca.
Autoridades - Corrección de termos preferentes: esta tarefa realiza a corrección de termos preferidos en todos os rexistros bibliográficos que estean vinculados a rexistros de autoridade. Por exemplo, se un rexistro bibliográfico contén o termo non preferente “Narcóticos, Control de”, e o rexistro de autoridade asociado contén o termo preferido “Control de drogas”, esta tarefa substitúe “Narcóticos, Control de” polo termo preferido “Control de drogas”. Os rexistros bibliográficos actualízanse tamén con modificacións posteriores dos rexistros de autoridade. Por exemplo, se unha autoridade de persoa inclúe unha data de nacemento, e o rexistro se modifica para engadir a data da morte, os rexistros bibliográficos serán actualizados cando o sistema execute a tarefa nocturna de corrección.
A modo de resumo, os aspectos máis relevantes do proceso automático de autoridades son os seguintes:
- os cambios nos rexistros de autoridade que afectan aos bibliográficos son os que se fagan nos campos 1XX e 4XX da autoridade
- hai que ser moi coidadosos ao modificar rexistros de autoridade xa que podemos orixinar cambios non desexados nos bibliográficos
- as modificacións introducidas en campos de notas xa existentes ou a introdución de novas notas non afectan aos encabezamentos dos rexistros bibliográficos
- no rexistro bibliográfico sempre deberemos verificar co F3 se existe unha autoridade creada ou se ese nome ou termo está sendo empregado como encabezamento bibliográfico
- os rexistros da autoridade poden e deben ser revisados e modificados se se observan cambios na forma en que se divulga ou coñece a persoa, entidade, etc., ou se hai un cambio de nome.
- cando se actualice o rexistro de autoridade dunha persoa para rexistrar a data da morte do autor, cómpre revisar tamén o rexistro completo do autor e das súas obras para tomar a decisión final sobre a forma do nome, introdución de variantes, supervisión das atribucións das obras, etc.
- non é apropiado actualizar un rexistro de autoridade para engadir información xa recollida ou non relevante.
