A agrupación de liñas de orde de compra (POL) é o proceso de crear a orde de compra (PO) que será enviada ao provedor. A agrupación pode ser manual ou automática.
Se ao crear a POL se seleccionou AGRUPACIÓN MANUAL, atoparemos as POL no menú Adquisiciones >>Líneas de orden de compra >> Paquete
Cando facemos clic en "Paquete" obtemos a mesma lista que se fixésemos clic en "Todas as líneas de orden de compra", pero esta prefacetada por: Paso del flujo de trabajo: Agrupación manual
Abrirase a pantalla coas líñas de orde de compra para agrupar manualmente.
Seleccionamos as liñas de orde de compra que desexamos incluír na orde de compra e pulsamos o botón de accións na parte superior da lista de resultados Crear nueva orden de compra.
Aparece unha nova pantalla coa Orden de compra. Seleccionar unha das seguintes opcións:
Hai que ter en conta que para poder agrupar liñas de orde de compra tanto de forma manual como automática, ALMA ten en conta:
Se ao crear a Liña de orde de compra NON se seleccionou Empaquetado manual, durante a noite as liñas da orde de compra son agrupadas automaticamente con outras similares nunha única Orde de compra (PO) e son enviadas ao provedor.
Ao agrupar as liñas de orde de compra automaticamente Alma ten en conta:
Atoparemos as POL que están en agrupación automática en Adquisiciones >> Líneas de orden de compra >> Todas las líneas de orden de compra. Nas facetas Paso del flujo de trabajo: Agrupación automática.
Se non queremos esperar a que Alma execute a tarefa pola noite, podemos forzar a creación dunha nova orde de compra seleccionando as liñas de orde de compra que desexamos incluír na orde de compra e pulsando o botón Crear nueva orden de compra (seguindo os pasos de agrupación manual).
Se as Ordes de compra (PO) conteñen información obrigatoria insuficiente ou errónea, envíanse automaticamente a revisión. Pódese acceder ás ordes de compra en revisión mediante o menú Adquisiciones >> Orden de compra >> Revisar (orden de compra)
Ábrese a pantalla Órdenes de compra en revisión. No botón de opcións situado á dereita podemos visualizar, editar ou incluso borrar.
Despois de corrixir ou engadir a información obrigatoria, seleccionar unha das seguintes opcións para continuar co fluxo de traballo:
Ábrese unha ventá emerxente na que debemos elixir a razón da cancelación: Cancelado polo provedor ou Cancelado pola biblioteca. Podemos engadir unha nota ao respecto. Marcando a caixa Enviar cancelación al proveedor envíaselle automaticamente unha mensaxe por correo electrónico informándolle da cancelación.
É necesario especificar que debe facerse co rexistro bibliográfico se a cancelación desta liña de orde de compra fai que quede sen exemplares. Para iso, seleccione unha das seguintes opcións da lista despregable:
Seleccionar Guardar. A liña de orde de compra é cancelada. Veremos unha nova pantalla que nos di que a Liña de orde de compra agora está en estado Cancelado.
Unha POL enviada pode ser cancelada por varias razóns, pero despois podemos necesitar reabrila para utilizar os metadatos e cambiar outros como provedor, fondos....
Buscaremos a liña de orde de compra e a reabriremos.
Agora volverá quedar En revisión. ALMA volve permitir editar a Línea de orden de compra, Solicitar ahora ou Borrar.
2. Para borrar unha orde de compra (PO) mediante o menú Adquisiciones >> Orden de compra >> Borrar orden de compra.
Seleccionar unha orde de compra da lista de selección rápida e clicar Borrar orden de compra.
Seleccionar Confirmar no cadro de diálogo de confirmación para eliminar a PO.
