Para a xestión da adquisición de libros ou publicacións periódicas con achegas externas procedentes do Centro, Departamentos, Proxectos, etc., é dicir, que non van con cargo ao orzamento ordinario da Biblioteca, seguimos o proceso habitual en ALMA: realizar o pedido, recibilo, procesalo e facturalo.
As diferenzas deste tipo de adquisicións coas realizadas co orzamento ordinario da biblioteca son:
- Fondos: en Alma creouse un Libro maior denominado Fondos externos, que agrupa todos os fondos orzamentarios de dotacións económicas externas procedentes de achegas dos Centros, Departamentos, Proxectos, etc. Neste libro maior temos un fondo resumido por cada unha das bibliotecas que dispón deste tipo de achegas. Á súa vez, o fondo resumido de cada biblioteca agrupa os fondos asignados correspondentes ás achegas económicas do centro, dos departamentos, dos proxectos, etc. de cada unha delas.
NO CASO DE NECESITAR UN NOVO FONDO ASIGNADO DE ACHEGAS ECONÓMICAS EXTERNAS SOLICITALO Á SECCIÓN DE ADQUISICIÓNS.
- Línea de orden de compra: Ao crear a liña de orde de compra (POL) debemos seleccionar o fondo correspondente á achega económica externa. No Tercer código de informe, que determina a orixe dos presupostos con que se financia a adquisición, temos que seleccionar o que corresponda.
PCENTRO: Compra con cargo ao presuposto dun Centro.
PDEPARTAMENTO: Compra con cargo ao presuposto dun Departamento.
PPROXECTOS Investigación: Compra con cargo a un proxecto de investigación.
PINSTITUTOS: Compra con cargo ao presuposto dun Instituto.
- Facturas: métese a factura en Alma do mesmo xeito que se fose con cargo ao orzamento ordinario da biblioteca, pero non é a Biblioteca quen xestiona e tramita estas facturas. Correspóndelle a súa tramitación ao responsable de asuntos económicos do Centro correspondente.
