Manual Alma - Adquisicións

En Alma cada provedor está representado por un rexistro de provedor, que contén información detallada sobre este, como por exemplo información de contacto, pedidos e facturas. O rexistro é necesario porque é un campo obrigatorio na creación das Liñas de Orde de Compra (POL). Os tipos de provedores en Alma son: 

• Proveedor de material/Agente de suscripciones: Subministra material de lectura ou a subscripción ao material. Un provedor de material recibe solicitudes e pagos por recursos en calquera formato. 
• Proveedor de acceso : o provedor proporciona acceso a recursos electrónicos. Neste caso o rexistro do provedor require que se defina unha interface. 
• Emisor de licencias: negocia licenzas para recursos electrónicos.
• Gubernamental: Non o imos utilizar.
   

En Alma temos un rexistro de provedor para cada un dos provedores cos que traballamos. Ademais creáronse uns provedores xenéricos, que utilizaremos fundamentalmente para as POL no que o tipo de adquisición é doazón ou intercambio. 

Se non atopamos un provedor e vai ser un provedor habitual solicitaremos á Sección de Adquisicóns que se cree en Alma. 

Se facemos unha adquisición a un provedor moi esporádico, ou que non temos previsión de volverlle realizar ningunha compra, utilizaremos o provedor denominado en Alma Provedor ocasional (Código: ocasi). Neste caso engadiremos unha nota na liña de orde de compra (POL) indicando a quen se realizou a adquisición.

Provedores xenéricos

Código provedor	Nome provedor	NOTAS
PXspic	SERVIZO DE PUBLICACIÓNS USC	Obras ingresadas gratuítas a través do Servizo de Publicacións. Para obras compradas a/ou a través do Servizo de Publicacións utilizaremos o provedor co código spic (Servizo de Publicacións)
PXdpus	DOAZÓNS PERSOAIS DA USC	Doazóns persoais de membros da USC
PXdper	DOAZÓNS PERSOAIS NON USC	Doazóns de persoas non vinculadas á USC
PXusc	USC	Calquera servizo da USC excepto Intercambio e Servizo de Publicacións. Por exemplo, material que vén dos Decanatos
PXuni	UNIVERSIDADES	Universidades galegas, nacionais ou estranxeiras
PXxunt	ADMINISTRACIÓN AUTONÓMICA GALEGA	Inclúe todas as dependencias da Xunta, tanto as directas como os organismos autónomos
PXacng	ADMINISTRACIÓN CENTRAL E AUTONÓMICA NON GALEGA	Inclúe todas as dependencias directas ou organismos autónomos de gobernos ou parlamentos de comunidades autónomas, nacionais e supranacionais, excluíndo a Xunta de Galicia
PXalga	ADMINISTRACIÓN LOCAL E PROVINCIAL GALEGA	Concellos e deputacións galegas e calquera dos seus organismos dependentes
PXalng	ADMINISTRACIÓN LOCAL E PROVINCIAL NON GALEGA	Concellos e deputacións non galegas e calquera dos seus organismos dependentes
PXasoc	ASOCIACIÓNS	Inclúe: asociacións, institucións, organizacións, fundacións, academias, consorcios, confederacións, bibliotecas, arquivos, museos, agrupacións, centros, círculos, cámaras oficiais e de comercio, colexios oficiais, sindicatos, federacións, confrarías, etc.
PXempr	EMPRESAS	Inclúe calquera empresa privada como bancos, editoriais, librerías, laboratorios...
PXdep	DEPÓSITOS	Para coleccións ou bibliotecas en depósito na BUSC
fao	FAO	FAO
ocasi	PROVEDOR OCASIONAL	Para compras ocasionais cando non estea creado o provedor e non teñamos previsión de volver comprarlle

Para buscar rexistros de provedores podémolo facer de dúas formas:

a)    Usando a barra de procura permanente para buscar provedores individuais ou todos:

 

Podemos buscar por código de provedor, nome de provedor ou deixar a Caixa en branco para que aparezan todos. No caso de que quixésemos buscar soamente os provedores xenéricos utilizariamos a procura por código e na caixa de procura poñeriamos PX*

 

 

b)    No menú principal, elixir Adquisicións >> Infraestrutura de Adquisicións >> Provedores para ver a lista de todos os provedores e utilizar as facetas para limitar a lista (Estado do provedor e Tipo de Provedor)

 

De forma predeterminada, os resultados que visualizamos son os provedores “Activos” e Tipo de provedor “Todos”

 

Poderiamos usar os filtros para buscar polo Estado do provedor (activo, inactivo ou todos) ou polo tipo de provedor.
A lista tamén permite a ordenación alfabética por código de provedor (ascendente ou descendente) ou Nome (ascendente ou descendente).

Para consultar a información dun rexistro de provedor, ir no menú de opcións a Vista:

 

Se tes asignado o rol de Xestor de provedores tamén podes visualizar a información do rexistro de provedor facendo clic no vínculo de Código de provedor

 

Abrirase a páxina Detalles do provedor con varias pestanas onde podemos ver distintos tipos de información sobre o provedor:

 

Se as pestanas conteñen información Alma indícanolo cunha marca. Neste caso a pestana Liñas de orde de compra e a pestana Notas están marcadas, polo que nos está indicando que conteñen algunha información.

 

 

•  Pestana Resumen: aparecen os datos xerais do provedor e a conta de provedor (cada provedor ten que ter como mínimo unha conta de provedor asociada)

• Pestana Información de contacto: contén enderezo, teléfono, correo electrónico. Debe incluír, polo menos, unha dirección de correo electrónico, xa que a través desta enviaranse os pedidos, cancelacións e outras comunicacións ao provedor.

• Pestana Persoas de contacto: pódense engadir persoas de contacto que se almacenarán en Alma como usuarios tipo “Contacto”.

• Pestana Facturas : mostrará unha lista de todas as facturas tramitadas co provedor. Ao picar no número de factura na columna Factura, dirixiranos á páxina de Detalles da factura. Ademais dispoñemos da opción de atopar unha concreta a partir da lista despregable da caixa de procura superior. 

 

• Pestana Liñas de orde de compra: gardaranse todas as liñas de pedido realizadas ao provedor. Podemos restrinxilas por medio das facetas dispoñibles na barra esquerda ou utilizar o buscador xeral.

 

• Pestana Comunicacións : iranse gardando as comunicacións enviadas ao provedor a través de ALMA, como por exemplo as reclamacións. Dependendo dos roles pode iniciarse una nova comunicación co provedor pulsando en Comenzar una comunicación. Se necesita comunicarse co provedor sobre un pedido específico, fágao na pestana Comunicación asociada con ese pedido (POL), non aquí, no rexistro do provedor. Iso vincula a comunicación directamente co pedido.

• Pestana Adxuntos: incluír calquera arquivo adxunto que se queira asociar co provedor. As mensaxes enviadas ou recibidas de provedores aparecen automaticamente nesta pestana.

• Pestana Notas: vemos as notas asociadas co provedor. Para inserir unha só debemos picar na icona +Engadir nota.

• Pestana Analytics: (a páxina de informes Analytics do provedor), pode ver información e análises sobre ese provedor no último ano. Seleccionar Abrir una nueva ventana para abrir o informe.

 

Para crear novos rexistros de provedores e contas de provedores débese ter o rol de Xestor de provedores e Xerente de contas de provedores. Xestionar provedores inclúe poder engadir, editar e borrar rexistros de provedores.

Antes de engadir un novo provedor debemos comprobar que non existe xa en Alma. Se non atopamos un provedor que vai ser habitual e non temos os roles necesarios para agregalo, solicitaremos á Sección de Adquisicións que se cree en ALMA.

Para engadir un rexistro de provedor imos ao menú Adquisiciones >> Infraestructura de Adquisiciones >> Proveedores>> seleccionar Añadir provedor.

 

Aparece a páxina de información do provedor onde encheremos os seguintes campos:

• Código: debe ser único respecto a todos os provedores, non exceder dos 255 caracteres e conter só caracteres alfanuméricos. Na USC usaremos códigos que non excedan dos 6 caracteres.
• Nombre: introducir o nome do provedor.
• Estado: Activo.
• Monedas: Euro.
• Sujeto a IVA: indica que o provedor está suxeito a IVE. Aínda que os provedores estranxeiros non reflicten o IVE na factura, debemos indicar que están suxeitos a IVE, xa que nós temos que facturar o IVE correspondente á hora de rexistrar a factura en ALMA.
• Idioma: Idioma de comunicación co provedor.
• Bibliotecas: Por defecto sae Universidade de Santiago de Compostela, é dicir, que está dispoñible para todas as bibliotecas da BUSC.
• Tipo de proveedor: seleccionar o tipo de provedor. Por defecto, indicaremos Provedor de material/Axente de subscricións, o que indica que recibe pedidos e pagos por recursos en todos os formatos. Outras opcións son: Provedor de acceso, que proporciona acceso a recursos electrónicos e require dunha interface, Licenciante, que posúe as licenzas para os recursos electrónicos e Gobernamental, non usado na USC.

Ao seleccionar Proveedor de material/Agente de suscripciones aparece a sección de Cuentas na parte inferior do rexistro. Cada provedor debe ter obrigatoriamente una conta de provedor activo. Pódense definir varias contas para un mesmo provedor, por exemplo se un mesmo provedor ten unha división de vendas para libros e outra para revistas e as persoas de contacto son distintas.

 

 Ao seleccionar Engadir ábrese a pantalla Detalles generales de la cuenta. Campos a encher:

• Descripción de la cuenta: nome da conta do provedor. 
• Código de la cuenta: pode ser o mesmo que no campo Código de provedor.
• Estado: Activo.
• Bibliotecas: Universidade de Santiago de Compostela.
• Porcentaje de descuento de cuenta: mellor deixar en branco, xa que se introducimos una cantidade, aplicarase automaticamente a todos os pedidos que se fan a ese provedor.
• Métodos de pago: deixar Departamento de contas.
• Os campos Recepción esperada después de la orden e Período de gracia de la reclamación (especificar número de días) serven para que se envíe automaticamente ao provedor unha reclamación se a entrega non se produce no número de días establecido. Esta información pasa automaticamente a todos os pedidos que se fan para ese provedor.

Seleccionar Guardar

Ábrese de novo a pantalla Detalles del proveedor. Vemos que xa aparece a conta na sección Cuentas e ademais móstranse unha serie de pestanas novas, algunhas das cales deberemos completar, principalmente a información de contacto e as persoas de contacto.

 

 

• Información de contacto: Engadir como mínimo un enderezo de correo electrónico, pulsando na icona Añadir dirección de correo electrónico. É moi importante incluír o enderezo de correo electrónico, xa que a través deste enviaranse os pedidos, cancelacións e outras comunicacións ao provedor. Podemos incluír varios correos electrónicos indicando o propósito da comunicación (pedidos, reclamacións, pagos, etc.) e marcando un como preferente. É recomendable incluír tamén un teléfono de contacto e un enderezo.

 

• Personas de contacto: pulsando en Añadir contacto pódense incluír os datos básicos da persoa da empresa que serve de contacto coa Biblioteca. Ter en conta que se almacenarán en Alma como usuarios tipo “Contacto”.
• Notas: engadiremos  as notas que consideremos necesarias sobre o  provedor e que nos proporcionan calquera información sobre este. 

 

Pódese actualizar e editar a información introducida para un provedor. É necesario ter o rol de Xestor de provedores. 

Buscar o provedor e, pulsando no botón de opcións situado á súa dereita, seleccionar Editar

Aparecerá a pestana Resumen da páxina de Detalles do provedor. Editar a información do provedor que consideremos necesaria. No rexistro do provedor, dependendo dos datos que se desexen modificar, hai seccións que se abren automaticamente e noutras hai que seleccionar de novo editar do botón de opcións situado xeralmente á dereita.

Para obter información sobre as pestanas incluídas nesta páxina, ver o apartado Engadir un rexistro de provedor.
Seleccionar Gardar para gardar os cambios.

En Alma podemos borrar ou desactivar un rexistro de provedor. Para poder realizar esta acción débese ter o rol de Xestor de provedores. Ao borrar un provedor, este desaparece de ALMA, mentres que se se desactiva, o provedor permanece en ALMA con todos os seus datos, aínda que xa non poidamos realizar transaccións con él. Non podemos borrar un provedor que teña pedidos ou facturas asociadas, soamente se poden inactivar ou borrar primeiro os pedidos e as facturas.

• Para borrar un provedor, buscar o provedor, pulsar no botón de opcións situado á dereita e seleccionar Borrar:

• Para activar ou desactivar un rexistro de provedor buscamos o provedor, pulsamos o botón branco á súa esquerda e movémolo á dereita se se quere activar ou á esquerda se se quere desactivar.

 

Outra opción é editar o rexistro de provedor e na páxina Detalles do provedor modificar o Estado.

Código provedor	Nome provedor	NOTAS
PXspic	SERVIZO DE PUBLICACIÓNS USC	Obras ingresadas gratuítas a través do Servizo de Publicacións. Para obras compradas a/ou a través do Servizo de Publicacións utilizaremos o provedor co código spic (Servizo de Publicacións)
PXdpus	DOAZÓNS PERSOAIS DA USC	Doazóns persoais de membros da USC
PXdper	DOAZÓNS PERSOAIS NON USC	Doazóns de persoas non vinculadas á USC
PXusc	USC	Calquera servzio da USC excepto Intercambio e Servizo de Publicacións. Por exemplo material que vén dos Decanatos.
PXuni	UNIVERSIDADES	Universidades galegas, nacionais ou estranxeiras
PXxunt	ADMINISTRACIÓN AUTONÓMICA GALEGA	Inclúe todas as dependencias da Xunta, tanto as directas como os organismos autónomos
PXacng	ADMINISTRACIÓN CENTRAL E AUTONÓMICA NON GALEGA	Inclúe todas as dependencias directas ou organismos autónomos de gobernos ou parlamentos de comunidades autónomas, nacionais e supranacionais, excluíndo a Xunta de Galicia
PXalga	ADMINISTRACIÓN LOCAL E PROVINCIAL GALEGA	Concellos e deputacións galegas e calquera dos seus organismos dependentes
PXalng	ADMINISTRACIÓN LOCAL E PROVINCIAL NON GALEGA	Concellos e deputacións non galegas e calquera dos seus organismos dependentes
PXasoc	ASOCIACIÓNS	Inclúe: asociacións, institucións, organizacións, fundacións, academias, consorcios, confederacións, bibliotecas, arquivos, museos, agrupacións, centros, círculos, cámaras oficiais e de comercio, colexios oficiais, sindicatos, federacións, confrarías, etc.
PXempr	EMPRESAS	Inclúe calquera empresa privada como bancos, editoriais, librerías, laboratorios...
PXdep	DEPÓSITOS	Para coleccións ou bibliotecas en depósito na BUSC
fao	FAO	FAO
ocasi	PROVEDOR OCASIONAL	Para compras moi esporádicas cando non estea creado o provedor e consideremos que non é necesario crear un novo rexistro de provedor, pois non temos previsión de volver realizarlle ningunha compra