Manual Alma - Adquisicións

Os fondos e os rexistros de contabilidade son una parte importante dos fluxos de traballo das ordes de compra e de facturación.

Os fondos e rexistros de contabilidade defínense por período fiscal e só poden usarse durante este. Con todo, poden definirse períodos de graza  que permitan utilizar os fondos asignados antes e despois do exercicio fiscal para o que se definen. Na BUSC o período fiscal comprende desde o 1 de xaneiro ao 31 de decembro, con un período de graza que vai ata o 15 de xaneiro do seguinte ano, para poder facturar o pendente do exercicio fiscal en curso. 

Cada libro maior e cada fondo identifícanse por un nome e por un código.

As tipoloxías de documentos contables que atopamos en Alma son:

• Libro maior:  agrupa unha serie de fondos nun exercicio fiscal determinado. Co peche de exercicio xérase un novo libro maior a partir dos fondos contables existentes. 
• Fondo asignado: contén o diñeiro real asignado a unha partida concreta, serve para facer pedidos e facturar e rexistrar as transaccións contables que lle afectan.
• Fondo resumido: serven para agrupar fondos asignados. Non son para facer pedidos nin facturar.

Nos rexistros de cada libro maior, fondo asignado e fondo resumido de cada biblioteca podemos ver o balance correspondente para o exercicio fiscal:

• Balance asignado: é o que contén o orzamento asignado.
• Balance de gastos: contén a suma dos gastos realizados e facturados.
• Balance en efectivo: é o balance asignado menos os gastos.
• Balance comprometido: é o importe reservado para pedidos abertos que non foron facturados.
• Balance disponible: o balance asignado menos os gastos e o compromiso, isto é, o que realmente queda dispoñible para o gasto

Na BUSC os libros maiores estrutúranse do seguinte modo:

1. Publicacións periódicas:  agrupa os fondos orzamentarios destinados a adquisicións de publicacións periódicas.
2. Monografías BUSC: agrupa os fondos orzamentarios destinados para a adquisición de monografías.
3. Fondos externos: agrupa os fondos orzamentarios de dotacións económicas externas ao orzamento ordinario da BUSC, procedentes de achegas dos Centros, Departamentos, Proxectos, etc.

Cada libro maior terá un Fondo resumido por cada partida orzamentaria das distintas bibliotecas:

LIBRO MAIOR: Monografías BUSC (Código MBUSC): temos 28 fondos resumidos, un por cada partida do orzamento da BUSC destinada a adquisición de libros.

Cada Fondo resumido agrupa os Fondos asignados que migraron de Millenium propostos por cada biblioteca segundo as súas necesidades. Por exemplo, o Fondo resumido B-001 Biblioteca Xeral agrupa tres fondos asignados: 
              Fondo resumido: B-001 Biblioteca Xeral
                           Fondos asignados: 001g Galicia
                                                             001x Xeral
                                                             001i Información

LIBRO MAIOR: Publicacións periódicas (Código: PPs): 27 fondos resumidos, un por cada partida do orzamento destinado a adquisición de revistas e outras publicacións para a BUSC.

Cada un destes fondos resumidos de PPs  agrupa dous Fondos asignados, segundo o tipo de xestión sexa centralizada ou descentralizada. Por exemplo, o Fondo resumido PPs Biblioteca Xeral agrupa dous fondos asignados:
                 Fondo resumido: PPs00    PPs Biblioteca Xeral
                             Fondos asignados: a00a PGC Biblioteca Xeral
                                                               b00a PGN Biblioteca Xeral

LIBRO MAIOR: Fondos externos (Código: Fext): un fondo resumido por cada una das bibliotecas que teñen fondos asignados correspondentes a achegas económicas de departamentos, proxectos, etc.

Á súa vez, cada fondo resumido agrupa os fondos asignados oportunos. NO CASO DE NECESITAR UN NOVO FONDO ASIGNADO DE ACHEGAS ECONÓMICAS EXTERNAS SOLICITALO Á SECCIÓN DE ADQUISICIÓNS. 
Por exemplo, o fondo resumido con código FExt05 denominado FE Filoloxia agrupa os fondos asignados correspondentes a achegas do Centro, de Departamentos ou de Proxectos:

            Fondo resumido: FExt05   FE Filoloxía
                       Fondos asignados: 053i AC Filoloxía
                                                         054ie AD Galego
                                                         055iv AP Proxectos

A procura de fondos e libros maiores podemos realizala desde o menú  ADQUISICIONES >> INFRAESTRUCTURA DE ADQUISICIONES >> FONDOS Y LIBROS MAYORES.

Tamén se pode buscar a través da caixa de procura permanente na parte superior da pantalla, elixindo o tipo de procura "Fondo" e o índice correspondente. O sistema pode recuperar tanto fondos como libros maiores.

Despois dunha procura podemos filtrar os resultados mediante facetas, que se mostran na columna á esquerda da pantalla.

A procura de fondos e libros maiores está restrinxida a determinados roles de usuario. Os operadores de compra que non teñan os roles adecuados só accederán aos fondos asignados ao engadir o fondo cando crean as POL.

Ao entrar nun libro maior ou nun fondo resumido podemos acceder á listaxe de fondos resumidos e asignados. Exemplo: entramos no Libro maior Monografías BUSC.

Accedemos á listaxe de fondos resumidos e asignados.

Nos fondos asignados, a pestana "Transaccións" inclúe a información de todas as liñas de orde de compra e liñas de factura vinculadas ao fondo. Ambas son ligazóns que levan á liña de pedido e á liña de factura respectivamente. Ademais dos compromisos e gastos facturados, tamén se rexistran aquí as asignacións orzamentarias e as transferencias de saldo entre fondos.

Podemos descargar un documento en Excel con todas as operacións realizadas nese fondo

No documento Excel podemos filtrar polo tipo de operación

Para xestionar libros maiores e fondos, débense ter os roles de Xestor de fondos e Xestor de libro maior.

SERÁ A SECCIÓN DE ADQUISICIÓNS A ENCARGADA QUE CREAR OU EDITAR OS FONDOS E LIBROS MAIORES. 

NO CASO DE NECESITAR UN NOVO FONDO ASIGNADO SOLICíTAO Á SECCIÓN DE ADQUISICIÓNS NA BIBLIOTECA XERAL. 

Para crear un novo libro maior na páxina de Fondos y libros mayores (Adquisiciones > Infraestructura de adquisiciones > Fondos y libros mayores), seleccionar Añadir libro mayor.

Nos fondos asignados, na pestana "Transacciones", o despregable "Transferir fondos" permite enviar unha cantidade desde o fondo onde nos atopamos a outro. Ao pulsar o botón "Añadir transacción de transferencia" veremos o asento da transferencia na pantalla coa data e a cantidade subtraída.

Ademais a transferencia de fondos pódese realizar tamén desde o menú permanente ADQUISICIONES > INFRAESTRUCTURA DE ADQUISICIONES > TRANSFERIR FONDO.

Nos fondos asignados, na pestana "Transacciones", o despregable "Asignar fondos" permite engadir unha cantidade ao fondo onde nos atopamos, Ao pulsar o botón "Añadir transacción de asignación" veremos o asento da asignación na pantalla coa data e a cantidade engadida
 

Para xestionar libros maiores e fondos, débense ter os roles de Xestor de fondos e Xestor de libro maior.

SERÁ A SECCIÓN DE ADQUISICIÓNS A ENCARGADA DE ACTIVAR/DESACTIVAR OU BORRAR OS FONDOS E LIBROS MAIORES.

Cando un libro maior ou fondo xa non se necesita pódese desactivar ou borrar do sistema.

Para activar ou desactivar, na páxina de Fondos y libros mayores (Adquisiciones > Infraestructura de adquisiciones > Fondos y libros mayores), seleccionar  "Activar" ou "Desactivar" na lista de accións do botón de opcións que aparece á dereita de cada fondo ou libro maior ou, cando se editan, facendo clic no botón correspondente.

Para borrar un fondo ou libro maior debe estar Inactivo ou en Borrador para poder borralo. Na páxina Fondos y Libros mayores (Adquisiciones > Infraestructura de adquisiciones > Fondos y Libros mayores), seleccionar Borrar na lista de accións da fila dun fondo ou libro maior.

Só se eliminará un fondo (ou fondos asociados cun libro maior ou fondo resumido) se non teñen transaccións, compromisos ou gastos asociados. Pola contra, o sistema mostrará unha mensaxe de erro indicando a situación e non permitirá a acción.