Manual Alma - Adquisicións

As facturas créanse desde o menú de Adquisiciones >> Recibir y facturar >> Crear factura.

 

Mostrarase a pantalla Seleccionar proceso de creación de factura, que ofrece 3 opcións de creación de factura: Manualmente, Desde la orden de compra (PO), Desde el archivo.

Nós só utilizaremos as dúas primeiras opcións:

• Manualmente
• Desde la orden de compra

 

Utilizaremos esta opción cando nunha factura atopemos ordes de compra distintas (PO).

Na pantalla para Seleccionar proceso de creación de factura marcaremos Manualmente e clicar en Siguiente.

 

Pasaremos á pantalla de Detalles de factura, onde encheremos os seguintes campos das diferentes seccións:

1. Sección  Detalles de factura: 

• Número de factura: introdúcese o número que figura na factura que envía o provedor. Cando na factura do provedor aparece un número de serie, introducimos tamén o número de serie en Alma separada do número de factura por unha barra. Por exemplo, se na factura do provedor aparece Nº de serie e Nº de factura.

En Alma poñeremos LH/24000341.

 

• Fecha de factura: a data que figura na factura.
• Cantidad total: introdúcense os datos que figuran na factura que envía o provedor. A cantidade total corresponde á base impoñible que aparece na factura.
• Proveedor: debe introducirse tal e como aparece en Alma. Pódese escribir directamente o nome ou o código do provedor na caixa, ou utilizar o botón despregable para seleccionalo. 
• Cuenta del proveedor: ao seleccionar primeiro o provedor, no despregable das Contas mostraranse só as asociadas a ese provedor.
• Método de pago: a opción que aparece por defecto é Departamento de contas. É a que utilizaremos.
• Propietario: institución ou biblioteca que xestiona a factura.

 

2. Sección  Cargos adicionales:

• Usar prorrata: ao seleccionar esta caixa despréganse campos cos cargos adicionais (cantidade de envío, cantidade de seguro, cantidade de gasto xeral) ou os descontos para ratealos en todas as liñas da factura, de modo que as cantidades indicadas se distribúan en cada unha delas automaticamente cando termine o proceso. Se na factura aparece un desconto único para todas as liñas de orde de compra marcaremos esta opción.
• Se non se marca a caixa Usar prorrata crearanse automaticamente liñas de factura para engadir cargos adicionais. Podemos marcar a caixa, aínda que non se introduza ningún contido.

 

3. Sección  IVE:

• IVA por línea de factura: non a marcaremos. Utilizaremos o IVE a nivel de factura. Só utilizaremos esta opción, de maneira excepcional, cando nunha factura figuren dous tipos de IVE distintos.
• Tipo de IVA: seleccionamos Exclusivo.
• Código IVA: indicaremos a porcentaxe de IVE aplicable nesta factura: 4%, 21%, segundo tipo de material. Ao picar no botón Actualizar cantidad, calculará o IVE da cantidade introducida na caixa Cantidad total.
• Gastado do fondo: marcado por defecto, esta caixa indica que a cantidade de IVE se gastará do fondo da liña de factura.

 

 

4. Sección  Pago:

• Prepagado: non a marcaremos. Permanece inhabilitada cando o método de pago é Departamento de contas.

 

Unha vez introducidos os detalles da factura, pulsar o botón Guardar y crear líneas de factura na esquina superior dereita para agregar liñas de factura á factura.

 

 

Mostrarase a pantalla Detalles de factura. Á dereita aparecerá a información relativa á factura. Pulsar en + Añadir línea de factura.

 

 

Na xanela emerxente encher os seguintes campos:

• Tipo:  - Regular: refírese a liñas de facturas regulares. É o que seleccionaremos de forma habitual. Os outros tipos (envío, seguro, desconto, gasto xeral) son cargos adicionais.

• Línea de orden de compra: Introducir o número de liña de orde de compra ou o título do exemplar. Alma localiza a POL que queremos facturar e clicamos sobre ela. Ao seleccionar a POL transfírese automaticamente a súa información á liña de factura.

 

Outra opción para buscar a POL é pulsar o botón de procura para seleccionar a desexada.

Os resultados da procura mostrarán as liñas de orde de compra activas, é dicir, só aquelas que están a esperar unha factura.

 

• Totalmente facturado: Se unicamente compramos un exemplar e foi facturado integramente, seleccionaremos Sí se está totalmente facturado. Neste caso, créase unha transacción de desafectación no fondo para a cantidade comprometida e o estado da liña de orde de compra pasa a ser Pechado. Se se selecciona No, a liña de orde de compra permanecerá aberta ata que a cantidade restante de exemplares se facturen. Por exemplo, se chegan os exemplares dunha POL de forma parcial.

 

Para engadir máis liñas de factura, picar Añadir e proceder da mesma forma con cada unha das liñas oe orde de compra que estamos a facturar.

Unha vez seleccionadas todas as liñas de orde de compra que queremos facturar picar Añadir y cerrar.

 

 

Ir á pestana Resumen para comprobar que o valor da cantidade total e a Cantidade total das liñas de factura coinciden coa factura.

Unha vez que se completaron todos os datos da factura existen dúas opcións para gardala:

• Guardar: a factura permanece en estado En revisión antes de ser procesada, por se é necesario editala posteriormente, se por exemplo se engaden máis liñas de factura ou se realizan modificacións.
• Guardar y continuar: a factura está completa e pasa polo proceso de validación para asegurarse de que non falta ningunha información.

 

 

 

O importe das liñas de factura na pestana Líneas de factura deberá ser o mesmo que o importe da factura da pestana Resumen da factura. Ao picar en Guardar y Continuar pode que apareza unha mensaxe de erro se os importes son diferentes. Para corrixilo, ir á pestana Resumen para comprobar que o valor do importe total e o do importe total das liñas de factura coinciden coa factura.

Se a factura se creou correctamente o seu estado pasará automaticamente a  Cerrada. 

 

 

Se non, quedará en Revisión, accesible a través de Adquisiciones >> Recibir y facturar >> Revisar (factura) . A pestana Alertas informa dos erros e incidencias que impiden que a factura pase á seguinte etapa do fluxo de traballo.

 

Alma permite crear unha factura desde a orde de compra naqueles casos nos que a factura inclúe todas as liñas de orde de compra dunha orde de compra.

Como na opción Manualmente, accédese desde o menú Adquisiciones >> Recibir y facturar >> Crear factura.

 

Na pantalla Seleccionar proceso de creación de factura marcar a opción Desde la orden de compra e pulsar no botón Siguiente:

 

Ábrese a segunda páxina do asistente de creación de facturas, a páxina Seleccionar orden de compra.
Introducir o número de orde de compra (PO) ou pulsar o botón despregable xunto á caixa de procura para que aparezan as ordes de compra en espera de facturar.
Seleccionar a Orde de compra que queremos facturar e pulsar Guardar.

 

Aparece a pestana Líneas de factura na páxina Detalles de factura, mostrando unha liña de factura para cada liña da orde de compra (POL) na orde de compra. Ademais, móstranse outras liñas de factura (envíos, descontos, gastos xeral e seguro) que poden editarse tamén se é necesario.
Os campos das liñas de factura énchense automaticamente e poden editarse segundo se requira.

 

 

Temos que revisar e modificar os seguintes datos xerais da factura contidos na pestana Resumen:

• Número de factura: por defecto Alma pon o número de Orde de Compra (PO). Debemos cambialo polo número da nosa factura. 
• Fecha de factura: Alma toma o día que estamos a crear a factura. Temos que cambialo pola data da nosa factura. 
• Tipo de IVA: seleccionar Exclusivo. 
• Código de IVA: seleccionar o que corresponda. Picar en Actualizar cantidad.

 

 

Comprobamos as líñas de factura seleccionando a pestana Líneas de factura.

 

 

Volvemos á pestana Resumen e comprobamos que se actualizou a Cantidade total de liñas de factura. Pulsar Guardar y continuar.

 

 

A partir de aí, se a factura se creou correctamente, seguirá o mesmo fluxo de traballo que as facturas creadas manualmente, é dicir, o seu estado pasará automaticamente a Cerrada. Se non, quedará en Revisión, accesible a través de Adquisiciones >> Recibir y facturar >> Revisar (Factura).