Manual Alma - Adquisicións

Crear unha liña de orde de compra é o primeiro paso no Fluxo de traballo de compras.

Ao principio da creación da orde de liña de compra (POL) hai dous campos que deberá cubrir obrigatoriamente:

• O campo Propietario de la Línea de orden de compra . Fai referencia á biblioteca que realiza o pedido, que se seleccionará a partir do despregable.
• En segundo lugar, é necesario elixir o tipo de línea de orden de compra . É moi importante seleccionar adecuadamente o tipo de orde de compra porque determinará o fluxo de traballo que vai seguir. Unha vez creada una Liña de orde de compra con certo tipo de compra, os fluxos de traballo quedan fixados e non se poderán cambiar. Como exemplo:

o    Un tipo de compra para materiais físicos creará rexistros de ítems e seguirá o fluxo de traballo de Recepción.
o    Un tipo de compra de recursos electrónicos pode crear rexistros de portafolio e seguir o fluxo de traballo de Activación.
o    As ordes de compra para subscricións determinan que debe seguirse un proceso de Renovación.

 

No Tipo de línea de orden de compra despréganse as opcións que se axusten ao pedido que se quere realizar. Baixo Recomendado aparecen os tipos que serán os máis habituais. Se non atopamos o tipo adecuado despregar Outro, e aparecerán máis opcións 

 

Ao seleccionar a Biblioteca propietaria que vai xestionar a POL aparecerá a opción Asignar inventario manualmente, que deixaremos sen marcar.

ALMA crea un rexistro de existencia e un rexistro de exemplar para a ubicación creada por defecto, con valores asignados tamén por defecto. Este rexistro pode ser editado despois en calquera momento.

Seleccionar a caixa Asignar inventario manualmente significa que o sistema non creará de modo automático os rexistros de ubicación e exemplar que, en cambio, deberán ser creados manualmente con posterioridade.

Unha vez seleccionadas biblioteca propietaria e tipo de liña de orde de compra, pulse sobre Crear línea de orden de compra . Confirme e xa lle aparecerá creada a POL, co identificador que lle dá o sistema (p.ex. POL-257 ).

Desde o momento de creación dunha orde de compra ata a finalización do proceso, a POL pasará por unha serie de estados, segundo o punto do fluxo no que se encontre.

 

O rexistro da liña de orde de compra componse de varias seccións, onde se deben introducir os datos necesarios para xestionar a liña de orde de compra. Os campos marcados con asterisco son obrigatorios

 

• Información de la línea de orden de compra: dentro desta sección os campos a completar son:

 

Método de adquisición: por defecto aparecerá Compra. Utilizaremos Compra en el sistema del proveedor cando non xestionamos a compra a través de Alma, polo que Alma non a enviará ao provedor.

 

Tipo de material: seleccione do despregable o tipo de material.

Empaquetado manual: Importante, ao seleccionar esta opción, o sistema permitiralle agrupar manualmente a POL con outras Liñas de orde de compra de características similares (provedor, tipo de material) nunha Orde de compra ou PO. En caso de non seleccionar esta caixa, a POL, se non ten alerta ninguna que a deixe en estado de revisión, pasaría a estar en estado de agrupación automática e enviarase o pedido ao provedor pola noite.

 

Línea de orden de compra asociada: Introduza unha liña de orde de compra asociada ou seleccione Buscar á dereita do campo para seleccionar unha liña de orde de compra asociada das que se mostran nunha lista. Recoméndase ter unha Liña principal da orde de compra (con información do fondo) e unha Liña de orde de compra técnica adicional para as subscricións combinadas (por exemplo papel + en liña)

 

 

• Ejemplares pedidos. Por defecto, se non seleccionou anteriormente a caixa de asignar inventario manualmente, ALMA xera automaticamente un rexistro de existencias. O botón de accións, situado á dereita, permite as opcións de Editar, Recibir  e Borrar.

Para crear máis exemplares debe marcar +Añadir exemplares, e na ventá emerxente que se abra, indicar o número de exemplares que desexa ordenar, xunto coa ubicación e a política de exemplar.

 

 

• Información del proveedor. O campo de provedor é obrigatorio. Búsqueo mediante o despregable. Ao ser seleccionado, os campos de datas previstas de recepción e activación de reclamacións, ligadas ao rexistro de provedor, cóbrense automaticamente. Pódense engadir notas ao provedor, que lle aparecerán no pedido correspondente.

 

 

• Precio y fondo:  introducir o prezo correspondente. No campo Cantidad por precio introdúcese o número de exemplares que queremos ordenar. Ao introducir o prezo na caixa Listar precio, a caixa de Precio neto cóbrese automaticamente coa cantidade que resulta de aplicar ao prezo o desconto e, no seu caso, multiplicado polo número de exemplares ordenados. O desconto pódese aplicar en cantidade ou en porcentaxe. Se queremos ordenar máis dun exemplar temos que desmarcar a opción de “Actualizar el precio neto según la cantidad de ejemplares”

 

Financiación: fondos. Escriba ou seleccione da caixa despregable o fondo adecuado, dentro dos que se lle mostrarán, que serán os que correspondan á Biblioteca propietaria. Debe observarse que a cantidade que compromete ao fondo sexa a correcta, é dicir, o prezo dos ítems solicitados co desconto aplicado ao provedor. Mostrarase  a porcentaxe aplicada (o habitual será 100%) e o diñeiro comprometido.

É posible dividir o importe da compra en máis dun fondo, seleccionando Añadir fondo e introducindo a porcentaxe de financiación que se considere.

Se se detecta algún erro no fondo, pódese borrar seleccionando a opción de editar e logo borrar.

 

 

• Información de recepción:  Se se marca a casa Enrutamiento durante a recepción, e introduce unha nota de recepción, esta mostrarase cando o exemplar sexa recibido en Alma.

 

• Usuarios interesados:  podemos engadir usuarios interesados na adquisición e poderá seleccionar que se notifique ao usuario interesado cando se reciba ou se active, reservar o exemplar para o usuario ou notificar se se cancela.

 

 

• Códigos de informes: IMPORTANTE cubrir os códigos de informes para as estatísticas.

-    Primer código de informe: indica o formato do material. 
-    Segundo código de informe: tipoloxía do documento.
-    Tercer código de informe: determina a orixe dos presupostos con que se financia a adquisición.
-    Cuarto código de informe: tipoloxía do peticionario ou usuario a quen vai destinada a obra.
-    Quinto código de informe: Centro que xestiona a adquisición.

 

 

 

Pódese acceder ás accións informativas no panel lateral dereito da POL.

Estas accións inclúen:

• Descripción bibliográfica: Contén a información bibliográfica para este título. Para editar a descrición bibliográfica, asegúrese de que a liña de orde de compra está gardada.
• Líneas de factura: Mostra as liñas de facturas que ten a liña de orde de compra.
• Líneas de la orden de compra asociadas: poden verse as liñas de orde de compra que están asociadas á Liña de orde de compra actual.
• Comunicaciones: permite as comunicacións co provedor, como por exemplo os avisos de reclamacións, que se envían por correo electrónico. Debe ter en conta que as respostas do provedor a estas comunicacións non se rexistran aqui.
• Historial: mostra os pasos e cambios desde a creación da POL.
• Adjuntos. Pódense engadir adxuntos para a Liña de orde de compra.

Despois de introducir a información da POL, na parte superior encontrará unha serie de accións funcionais para continuar:
 

 

• Guardar: a orde de compra gárdase, pero queda en Revisión. Esta opción utilízase se non está seguro de querer que a orde de compra continúe ata a seguinte etapa do fluxo de traballo de compra.

                         

 

• Guardar y continuar:  a información introducida gárdase e a liña de orde de compra pasa á seguinte etapa do fluxo de traballo. Se houbese alertas para a Liña de orde de compra, estas aparecen nun cadro de diálogo. As alertas remarcadas en vermello deben ser corrixidas obrigatoriamente. As remarcadas en cor azul, como por exemplo, as que nos avisan de que o rexistro bibliográfico é breve, ou que xa existen más existencias, son informativas, e non paralizan o proceso.

                           

 

• Solicitar ahora. Ao seleccionar Solicitar ahora, a liña de orde de compra é enviada ao provedor, quen recibe a orde mediante unha carta coa lista de ordes.

                          

 

• Aplazar: Permite aprazar a liña de orde de compra. No cadro emerxente debe seleccionar o campo Recordatorio del aplazamiento, unha data, e no campo Razón, escoller unha do despregable. Non obstante, pode engadir notas. As Liñas de orde de compra aprazadas pódense revisar e reactivar en calquera momento en Adquisiciones > Líneas de orden de compra > Revisión aplazada.

                           

 

• Cancelar línea: Pódese cancelar calquera liña de orde de compra activa, agás aquelas que estean á espera do pago da factura. As liñas de orde de compra canceladas non se eliminan de Alma, senón que quedan con estado Cancelada, podendo ser reabertas. Alma elimina o inventario da liña de Orde de compra. Alma non elimina o inventario se o inventario foi recibido ou activado. Se o inventario non pode eliminarse, unha mensaxe de confirmación indica que se se cancela a liña de Orde de compra a ligazón entre a liña de Orde de compra e o seu inventario perderase. Se a liña de Orde de compra ten unha tarefa electrónica asociada a ela, a tarefa electrónica elimínase. Os compromisos da liña de Orde de compra cancelada son liberados.

                      

 

 

Ademais, na parte superior encontrará outras accións funcionais: 

 

 

• Cambiar referencia bibliográfica:  esta funcionalidade é útil, por exemplo, se se realizou un pedido cun rexistro bibliográfico breve ou incorrecto, e se encontra o rexistro actualizado ou cunha descrición máis completa no repositorio. Se se selecciona Cambiar referencia bibliográfica actualízase a descrición da liña de orde de compra á descrición da nova versión do rexistro, sen que os rexistros de inventario se vexan afectados. Por outra parte, se se realizan cambios nun rexistro bibliográfico vinculado a unha liña de orde, eses cambios non aparecen automaticamente na liña de orde. 

• Reenlazar: esta ferramenta serve para reenlazar a liña da orde de compra a un rexistro bibliográfico diferente. Isto pode ser útil cando se cometeu un erro e a liña de orde de compra está adxunta a un rexistro bibliográfico incorrecto. A liña da orde de compra está vinculada ao rexistro bibliográfico e os seus ítems e existencias transfírense a ese rexistro bibliográfico. A opción só está disponible para Liñas de orde de compra en estado de En revisión, Aplazado, Listo ou Cerrado.

• Borrar: esta opción só está dispoñible para as liñas de orde de compra cos seguintes estados: En revisión, Agrupación manual ou automática, Aplazada ou Cancelada. Só está permitida con determinados roles de usuario de Alma. Ao eliminar unha liña de orde de compra, esta bórrase de Alma e elimínase calquera transacción asociada a ela. Eliminar unha liña de orde de compra principal tamén elimina os recursos de inventario asociados. Unha vez eliminada, non se pode recuperar nin reabrir. Se se quere  ver ou reutilizar mellor é cancelala.

• Guardar como plantilla: permite gardar a Liña de orde de compra creada como un padrón para realizar futuros pedidos. Os padróns poden gardarse como públicos ou privados. Ao gardar un padrón, pode elixir tamén borrar un privado existente. Logo, ao cargar un padrón, pódese elixir entre os privados ou os públicos.

                                                                         
 

• Cerrar: pódense pechar os seguintes tipos de liñas de Orde de compra:

1. As liñas de orde de compra únicas que fosen enviadas (con polo menos un recurso recibido ou activado) e que están á espera do pago de factura (xeralmente péchanse de forma automática polo fluxo de traballo).
2. Renovación recorrente de liñas de orde de compra continuas (por exemplo, revistas cando queremos deter unha subscrición).

Para pechar unha liña de orde de compra seleccionar Pechar na lista de accións e seleccionar Confirmar na caixa de diálogo de confirmación. Ao pechar as liñas de Orde de compra o inventario non se elimina. Cando se pechan liñas de orde de compra libéranse compromisos. Pódense engadir notas e adxuntos a unha liña de Orde de compra mesmo cando está pechada.

As Liñas de orde de compra ás que lles falta información obrigatoria ou conteñen erros, quedan con estado En revisión. As POL que requiren revisión aparecen na páxina de liñas de orde de compra en revisión: Adquisiciones >>Líneas de orden de compra >> Revisar (Línea de orden de compra).

 

Cando facemos clic en “Revisar (liña de orde de compra)” ábrese a pantalla de Liñas de orde de compra en revisión prefacetada por: 

• Asignación: Asignadas a mí.
• Paso do fluxo de traballo: En revisión.

 

Se eliminamos o filtro Asignadas a mí, temos os seguintes filtros de  Asignación:

• Asignadas a mí: estes exemplares asignáronselle a vostede. Proporciona as accións de Liberar asignación ou Asignar a otro operador.
• Sin asignar: estes exemplares non están asignados a ningún operador. Se se teñen os permisos pertinentes, esta opción permite Asignar a (un operador) ou Asignar a mí.
• Asignadas a otros: estes exemplares están asignados a outro operador. Se se teñen os permisos pertinentes, esta opción permite Liberar asignación, Asignar a (outro operador) ou Asignar a mí.

 

Cando una POL está En revisión para modificarla é necesario Editar a POL. 
Seleccione Editar para revisar e, no seu caso, corrixir a POL. 

Ao finalizar, tes dúas opcións:

• Guardar y continuar: para que a POL continúe o fluxo que lle corresponda (Agrupación manual ou automática).
• Solicitar ahora: esta acción, sempre que a POL non teña ningunha alerta, procesaría directamente o envío individual da POL ao provedor.
   

Créanse reclamacións para liñas de orde de compra cando unha orde non chega ou non se activa na data prevista. Esta data vén determinada pola información asociada ao Provedor respecto aos prazos de entrega do material e os períodos de graza das reclamacións.
As POL con reclamacións poden verse en Adquisiciones >> Líneas de orden de compra >> Reclamación

 

 

Tamén se pode abrir esta páxina se selecciona Líneas de orden con reclamación, na lista de tarefas do menú permanente.

 

 

Cada noite Alma executa un proceso para identificar os elementos non recibidos na data prevista e envía reclamacións automaticamente ao provedor. Soamente están activadas as reclamacións automáticas para liñas de orde de compra físicas unha única vez e nas que o método de adquisición é Compra. As outras pasan igualmente á lista de tarefas de liñas de orde de compra con reclamacións pero non se envían ao provedor.

Cando un ou máis exemplares dunha liña de orde de compra están en reclamación, a ligazón En reclamación aparece en azul xunto ao estado da liña de orde de compra.

 

Ademais, para exemplares físicos, a sección Ejemplares en reclamación aparece no panel Detalles da POL, debaixo da sección Ejemplares pedidos, e enumera cada un dos exemplares da liña de orde de compra que está en reclamación, xunto coa súa data de recepción prevista.

 

 

Pode editar ou actualizar as datas das liñas de orde de compra vencidas. Se accede a unha POL con reclamación, arriba á dereita do rexistro, móstranse os botóns que permiten as opcións de Editar a liña de orde de compra ou Cambiar fecha prevista de recepción.

 

 

Ao clicar en Cambiar fecha prevista aparece un cadro de diálogo onde seleccionamos unha nova data. De maneira opcional podemos introducir calquera nota na área Nota. E seleccionar Gardar.

 

Actualízase a data prevista e elimínanse as alertas de reclamación e a liña de orde de compra xa non aparece En reclamación na lista de tarefas.

Cando a mesma data prevista é aplicable a múltiples liñas de orde de compra, a nova data pode introducirse de forma global para todas as liñas de orde de compra aplicables. Seleccione as POL para as que desexa actualizar a data e a continuación, no menú de accións de arriba, seleccione Cambiar fecha prevista .

 

 

.