En Alma o inventario físico conta con dous tipos de rexistros, o rexistro de existencias e o rexistro de exemplar. Por regra xeral, os rexistros de existencias e de exemplares crearanse de xeito automático ao crear a liña de orde de compra (POL). Só en casos particulares haberá que crear rexistros de existencias e de exemplar de forma manual, por exemplo, en determinados centros (ILG e Arquivo Histórico Universitario) ou de existencias cando se adquiren de forma conxunta varios exemplares para a mesma ubicación (libros para alumnado).
Unha vez gardado o rexistro bibliográfico, premer no menú Añadir inventario e seleccionar o padrón Monografías (por defecto). Tamén existe o atallo de teclado CTRL+ALT+H.
Na sección dereita da pantalla aparecerá o novo rexistro de existencias.
Neste rexistro de existencias hai tres etiquetas básicas que hai que cubrir ou modificar. Para expandir cada campo situar o cursor enriba del e premer Control+F ou facer clic nos tres puntos da dereita e seleccionar Abrir editor de formulario. O formulario péchase ao premer ESC ou situando o cursor noutro campo calquera.
LDR: Na cabeceira cubrir a seguinte posición:
• Tipo de registro (06): seleccionar a opción que se axuste ao tipo de documento:
x: Existencia de ítem individual (documento bibliográfico que consta dunha soa parte física, por exemplo, un libro nun só volume).
v: Existencia de ítem multi-parte (documento bibliográfico non seriado composto por varias partes físicas, por exemplo, unha monografía en varios volumes).
008: Códigos de información de lonxitude fixa- Información xeral. Neste campo cubrir as seguintes posicións:
• Método de adquisición (07). Seleccionar o carácter que corresponda:
p-Compra: para as obras que ingresan na biblioteca por compra, calquera que sexa o presuposto co que se adquiran.
n-Compra No-biblioteca: para as adquisicións feitas polo profesorado, departamentos, etc. que non se tramitan economicamente pola biblioteca.
g-Donación: para as obras ingresadas na BUSC procedentes de doazóns de particulares ou institucións.
e-Canje: para as obras ingresadas na BUSC procedentes de intercambios con outras institucións.
f-Gratis: para as obras que a biblioteca solicita en compra, e a distribuidora, libraría, etc envía gratuitamente.
d-Depósito: para as obras que unha institución ou particular deposita na BUSC para o seu uso e custodia, pero sen renunciar á propiedade sobre as mesmas.
u-Desconocido: emprégase na catalogación retrospectiva cando se descoñece o tipo de adquisición.
• Política de préstamo (20). Seleccionar o carácter que corresponda, os máis habituais son: a (Prestará), b (No prestará).
• Idioma (22-24). Escoller o código da lingua do documento. Por defecto, sae spa-español.
As posicións 00-05, Fecha de ingreso en fichero, cóbrense automáticamente ao premer en Guardar.
852 : Localización:
1º indicador: 4
2º indicador: baleiro
Actuar sobre os subcampos $b, $c, $h, $i, e no $k e $m se é o caso.
Os valores dos subcampos $$b e $$c selecciónanse nos menús despregrables. Para engadir a ubicación de estantería antes hai que cubrir o subcampo de Sub-ubicación o colección.
Os subcampos seguintes forman a sinatura topográfica:
Finalmente, premer en Guardar.
Buscar o recurso e, unha vez localizado, hai dúas opcións:
Dende calquera destas dúas opcións accédese ao Editor de metadatos (MDE), onde hai que completar os datos da existencia tal e como está indicado anteriormente.
É posible facer cambios nos rexistros de existencias, ocultalos da visualización e/ou borralos.
No Editor de metadatos (MDE), cun rexistro bibliográfico aberto, pódese acceder ás existencias premendo na opción Ver inventario (Ctrl+I) do menú Ver datos relacionados.
Unha vez aberto o rexistro de existencias, premer en Editar para modificar o que sexa preciso. Hai tres etiquetas básicas que hai que cubrir ou modificar (LDR, 008, 852) (Ver Crear rexistros de existencia). Para expandir cada campo situar o cursor enriba del e premer Control+F ou facer clic nos tres puntos da dereita e seleccionar Abrir editor de formulario. O formulario péchase premendo ESC ou situando o cursor noutro campo calquera.
Finalizada a edición, premer en Guardar.
Se hai que editar un rexistro de existencias xerado no proceso de migración de Millenium a Alma, ter en conta que carecerá de campo 008. No momento de gardar o rexistro crearase este campo con datos por defecto que haberá que revisar e modificar de ser necesario: Fecha ingresada en fichero, Método de adquisición, Política de préstamos e Idioma.
Ao igual que os rexistros bibliográficos, Alma permite excluír os rexistros de existencias da visualización no catálogo Iacobus e/ou da busca externa. Dende o MDE, co rexistro de existencias aberto, premer na acción Suprimir de Descubrimiento (Alt+Shift+S) ou Suprimir de la búsqueda externa dentro do menú Acciones de registro.
Se un rexistro está oculto, aparece a icona Suprimido ao lado do rexistro no panel esquerdo e no encabezamento do rexistro no MDE e na lista de existencias resultado da busca no repositorio.
Só se pode borrar un rexistro de existencias se non ten rexistros de exemplar asociados, polo tanto, se hai que eliminar un rexistro de existencias, primeiro hai que eliminar ou mover os exemplares.
Para proceder a borrar un rexistro de existencias tes múltiples opcións:
Buscar o recurso e, unha vez localizado, acceder á Lista de existencias premendo en Existencias ou en Todos los registros de existencias.
Na pantalla da lista de existencias, seleccionar o rexistro de existencias que se quere eliminar e premer en Borrar registros de existencias.
Tamén se poden eliminar dende o Editor de metadatos (MDE): co rexistro bibliográfico aberto, premer en Ver inventario (Ctrl+I) do menú Ver datos relacionados, premer na acción Borrar no menú tres puntos (...)
Se o rexistro de existencias está aberto no MDE, premer en Borrar registro no menú Acciones de registro.
Para transferir rexistros de existencias dun rexistro bibliográfico a outro, o procemento é o seguinte:
Non esquecer eliminar o rexistro bibliográfico de orixe se quedou sen rexistros de existencia (Ver Ocultar e borrar rexistros). 
Na maioría dos casos o rexistro de exemplar xa está creado de maneira automática, vinculado á liña de orde de compra (POL). Só no caso de existencias creadas de forma manual hai que engadir manualmente o rexistro de exemplar.
No Editor de metadatos (MDE), cun rexistro bibliográfico aberto, premendo na opción Ver inventario (Ctrl+I) do menú Ver datos relacionados. 
Unha vez aberto o inventario, premer na acción Ver ejemplares nos tres puntos da existencia á que vamos a asociar o novo exemplar.
Na pantalla da Lista de ejemplares, premer en Añadir ejemplar.
Na pantalla do Editor de ejemplar físico hai que cubrir os seguintes datos:
Código de barras: nalgúns casos, se os lectores de código de barras teñen configurado un retorno de carro, non se debe introducir ata que non se cubra o resto de información, porque se gardará e pechará o rexistro de exemplar automaticamente. Se o lector non está configurado con retorno de carro este dato pode cubrirse en primeiro lugar sen problemas.
Tipo de material: Escoller a opción correspondente do despregable (Libro, Folleto, CD-ROM,...).
Política de ejemplar: Escoller a opción correspondente do despregable:
Línea de la orden de compra: Cóbrese automáticamente coa información do pedido.
Enumeración A: utilizar para indicar o número de volume no caso de obras en varios volumes. Só se introduce o número, xa que ao premer no botón Generar do campo Descripción obtemos a expresión "vol. x".
Enumeración B: utilizar cando os volumes teñen unha dobre numeración, por exemplo, Tomo I, volumen 2
Descripción: neste campo aparece desenvolvida a información dos campos Enumeración e Cronología. Neste caso recordar premer en Generar no campo Descripción. Tamén pode incluír información descritiva do exemplar no caso de recursos con materiais acompañantes.
Número de inventario: Premer en Añadir para que se xere o número de inventario que se lle adxudica ao recurso. Empregar este número, sen os primeiros ceros, como número de rexistro na portada do documento.
Premer en Guardar, ou ben en Guardar y editar para engadir, por exemplo, unha nota. Ao gardar, o rexistro incorpora, ademais da pestana Información general, que é a primeira vista que che ofrece o editor de exemplar físico, tres novas pestanas: Información ENUM/CRON, Notas e Historial.
O sistema permite facer distintas accións cos rexistros de exemplar: pódense modificar, borrar, duplicar, cambiar de ubicación, cambiar a extraviado (Ver Exempares extraviados),...
Se é preciso modificar, incluír nova información nun rexistro de exemplar, como a política do exemplar ou o código de barras e/ou para engadir unha nota, seguir os pasos indicados a continuación:
Lembrar que na maioría dos casos o rexistro de exemplar xa estará creado de maneira automática vinculado á liña de orde de compra (POL) e só hai que completar os datos. Os que hai que cubrir sempre son os campos do código de barras, política do exemplar e o número de inventario e, de tratarse dunha obra en varios volumes, haberá que cubrir os campos de Enumeración e premer no botón Generar no campo Descripción.
Se é preciso borrar un rexistro de exemplar, seguir os pasos indicados a continuación:
Se no rexistro de existencias non hai máis dun exemplar, o sistema pregunta que se desexa facer co rexistro de existencias. Seleccionar a opción Borrar el registro de existencias e premer en Ir. 
Para transferir exemplares é imprescindible que a existencia a onde os queremos mover xa exista; se non existe, haberá que creala antes (Ver Crear rexistros de existencia). Un exemplar pode transferirse a unha existencia dentro do mesmo (Cambiar existencias) ou doutro rexistro bibliográfico (Reenlazar ejemplares a otro registro bibliográfico).
Lembrar eliminar as existencias que queden sen exemplares.
Se o rexistro bibliográfico está aberto no Editor de metadatos (MDE), os pasos a seguir son:
Se o rexistro bibliográfico está xa aberto no Editor de metadatos (MDE), os pasos a seguir son:
En Alma distínguese entre os exemplares non devoltos e os que faltan por outras razóns, por exemplo, roubos, perdas, colocacións incorrectas etc. Estas situacións xestiónanse a través de procesos:
Se o exemplar extraviado reaparece, bastará con realizar a mesma operación e modificar o contido da nota interna, engadindo a data na que foi localizado.
Unha vez feito o cambio o exemplar será de novo recuperable no catálogo Iacobus, o Estado pasará a Ejemplar en su lugar e o Tipo de proceso a Vacío.
Todos os cambios no estado quedan reflectidos na sección Historial do exemplar.
No caso de localizar exemplares que pasaron de Millennium coa sinatura Perdido (Perdido00, Perdido01 etc.), cada centro procederá a reintegralos na colección cambiando a ubicación de estantería e a sinatura de Perdido pola que lle corresponda, seguindo o pasos para Modificar rexistros de existencias.
Os rexistros de exemplar pertencentes ao noso centro marcados como extraviados poden recuperarse en Alma facendo unha busca avanzada:
Nos casos nos que unha persoa usuaria que perdeu un libro o repoña, os rexistros de existencia e de exemplar vencellados ao libro perdido non se reutilizan, créanse novos asociados a unha POL. O procedemento é o seguinte:
Hai dúas opcións, dependendo de se se quere reutilizar ou non a sinatura.
Se o recurso está composto por un ou varios volumes e material acompañante, introducir a información nos rexistros de exemplar do seguinte xeito:
No exemplar correspondente ao material principal do recurso, cubrir os seguintes campos:
No exemplar correspondente ao material acompañante, cubrir os seguintes campos:
O campo Descripción ten implicacións nas reservas. Cando hai información neste campo dos rexistros de exemplar dun recurso, as reservas son a nivel de exemplar.
Nos casos en que, de acordo coa política de expurgo da biblioteca, sexa necesario eliminar de forma definitiva algún exemplar da Zona da Institución, Alma permite borrar/retirar recursos físicos. Aínda que os exemplares retirados non aparecen en Alma nin se publican en Iacobus, desde Analytics é posible obter un informe histórico. Tamén sería posible, en caso de ser necesario, restaurar os rexistros eliminados.
Para eliminar calquera recurso físico de Alma é preciso comezar por borrar, sempre que exista, o elemento do nivel inferior, é dicir, o rexistro de exemplar. No proceso de eliminación pode ser necesario borrar tamén rexistros de existencia se quedan baleiros e, de igual forma, rexistros bibliográficos que queden sen existencias.
Para poder borrar un rexistro bibliográfico o estado da POL asociada debe ser pechado ou cancelado.
O rol necesario para eliminar recursos físicos é o de Operador de inventario físico estendido.
Buscar na Zona Institucional o exemplar que se desexa retirar. A busca pode facerse tanto desde os índices de Todos los títulos ou Títulos físicos como desde o índice Ejemplares físicos, pero recoméndase buscar por título para verificar a primera vista se existen ou non outros exemplares asociados sobre os que actuar. En función da busca, os pasos a seguir poden variar.
a) Busca polo índice de Títulos:
b) Busca polo índice de exemplares físicos:
Facer unha busca por Títulos físicos na Zona Institucional para localizar o rexistro a eliminar.
Na eliminación do inventario físico das publicacións seriadas é habitual atopar rexistros de existencias sen exemplares creados.
Cando se trata de rexistros de existencia únicos, a eliminación pode realizarse directamente no editor de metadatos.
Alma permite a recuperación de rexistros eliminados por erro ou equivocación dentro do último ano empregando a funcionalidade Gestionar repositorio borrado. Para restaurar rexistros eliminados necesítase o rol de Xestor do repositorio.
