Manual Alma - Procesos

Alma permite fusionar no MDE dous rexistros bibliográficos sempre que non estean enlazados á Zona da Comunidade (non é posible fusionar un rexistro da IZ con outro da ZC). Esta ferramenta é especialmente útil no caso de atopar rexistros bibliográficos duplicados pois permite combinalos nun único rexistro ao tempo que move tamén o inventario e as POL asociadas de ser o caso. A fusión entre rexistros está determinada polas Regras de fusión predefinidas no sistema.

Esta funcionalidade é unha alternativa á posibilidade de transferir inventario a outro rexistro e á actuación manual para modificar e mellorar (engadindo ou eliminado campos) o rexistro que, ao final do proceso, permanecerá no catálogo.

Procedemento 

1. Abrir no MDE o rexistro elixido para permanecer no catálogo. Ter en conta para esta decisión o maior número de exemplares asociados ou o ránking bibliográfico máis alto. Este rexistro chamado "preferido" actualizarase, en función da regra aplicada, con información do rexistro "secundario"

2. Activar o modo Editor dividido (F6)

3. Abrir no MDE o rexistro "secundario". Quedará colocado no panel dereito do editor. Esta posición dos rexistros non é intrascendente, é moi importante ter claro que o rexistro aberto en primeiro lugar será o que vai quedar no catálogo.

4. Seleccionar Acciones de Registro>>Fusionar y combinar (Esta opción só está dispoñible se hai dous rexistros abertos no MDE)

5. Revisar as mensaxes do cadro de diálogo que informa das accións a realizar. Atención en particular aos cambios que afectan ao inventario asociado. O feito de que un exemplar se atope en tránsito, prestado, etc. non impide a fusión. Non marcar nunca "Actualizar signatura de existencias" 

 

6. Seleccionar no despregable unha rutina de fusión apropiada.

     As regras de fusión básicas aplicables á eliminación de duplicados son:

• Eliminar duplicados: substitúe todos os campos do rexistro preferido cos campos do secundario agás as etiquetas 001, 008, 035, 9XX, 6XX,7XX,830 e 852 e engade os campos 080, 6XX e 7XX presentes no rexistro secundario
• Keep only old value: conserva o rexistro preferido sen engadir nada do secundario
• Overlay all fields but local: troca os campos do rexistro preferido polos do rexistro secundario agás os campos 001, 035, 9XX. 

7. Previsualizar o resultado da fusión

8. Seleccionar a acción a realizar co rexistro secundario

• Borrar: elimina o rexistro secundario (esta será a opción habitual)
• Ocultar: suprime do descubrimento en Primo o rexistro secundario (seguirá a xenerar coincidencias)
• Manténgalo: o rexistro permanece no catálogo pero non terá inventario asociado (situación a evitar)

9. Aceptar

 

10. Revisar atentamente o resultado da fusión, especialmente os datos que poden quedar repetidos por estar gravados en etiquetas diferentes, por exemplo, os datos de publicación en 260 e 264. Comprobar que o inventario foi actualizado.

11. Non esquecer Gardar e liberar o rexistro.