Manual Alma - Procesos

Alma permite fusionar no MDE dous rexistros bibliográficos, sempre que non estean enlazados á Zona da Comunidade (non é posible fusionar un rexistro da IZ con outro da ZC). Esta ferramenta é especialmente útil no caso de atopar rexistros bibliográficos duplicados, pois permite combinalos nun único rexistro, ao tempo que move tamén o inventario e as POL asociadas de ser o caso. A fusión entre rexistros está determinada polas Regras de fusión predefinidas no sistema.

Esta funcionalidade é unha alternativa á posibilidade de transferir inventario a outro rexistro e á actuación manual para modificar e mellorar (engadindo ou eliminado campos) o rexistro que, ao final do proceso, permanecerá no catálogo.

Procedemento 

1. Abrir no MDE o rexistro elixido para permanecer no catálogo. Ter en conta para esta decisión o maior número de exemplares asociados ou o ranking bibliográfico máis alto. Este rexistro, chamado "preferido", actualizarase en función da regra aplicada con información do rexistro "secundario".

2. Activar o modo Editor dividido (F6).

3. Abrir no MDE o rexistro "secundario". Quedará colocado no panel dereito do editor. Esta posición dos rexistros non é intrascendente, é moi importante ter claro que o rexistro aberto en primeiro lugar será o que vai quedar no catálogo.

4. Seleccionar Acciones de Registro>>Fusionar y combinar (Esta opción só está dispoñible se hai dous rexistros abertos no MDE).

5. Revisar as mensaxes do cadro de diálogo que informan das accións a realizar. Atención en particular aos cambios que afectan ao inventario asociado. O feito de que un exemplar se atope en tránsito, prestado, etc. non impide a fusión. Non marcar nunca Actualizar signatura de existencias.

 

6. Seleccionar no despregable unha rutina de fusión apropiada.

     As regras de fusión básicas aplicables á eliminación de duplicados son:

• Eliminar duplicados: substitúe todos os campos do rexistro preferido cos campos do secundario agás as etiquetas 001, 008, 035, 9XX, 6XX,7XX,830 e 852, e engade os campos 080, 6XX e 7XX presentes no rexistro secundario.
• Keep only old value: conserva o rexistro preferido sen engadir nada do secundario.
• Overlay all fields but local: troca os campos do rexistro preferido polos do rexistro secundario agás os campos 001, 035, 9XX. 

7. Previsualizar o resultado da fusión.

8. Seleccionar a acción a realizar co rexistro secundario:

• Borrar: elimina o rexistro secundario (esta será a opción habitual).
• Ocultar: suprime do descubrimento en Primo o rexistro secundario (seguirá a xerar coincidencias).
• Manténgalo: o rexistro permanece no catálogo pero non terá inventario asociado (situación a evitar).

9. Aceptar

 

10. Revisar atentamente o resultado da fusión, especialmente os datos que poden quedar repetidos por estar gravados en etiquetas diferentes, por exemplo, os datos de publicación en 260 e 264. Comprobar que o inventario foi actualizado.

11. Non esquecer Gardar y liberar o rexistro.