Para crear un rexistro novo podemos empregar o Menú Nuevo e seleccionar algún dos padróns establecidos para distintos materiais.
Entre todos os padróns, Alma marca como preferido (por defecto) un deles:
Hai que ter en conta esta circunstancia porque o sistema sempre empregará o marcado como "preferido" no momento de crear un novo rexistro desde o panel de edición. Así, ao premer no panel de edición a opción Nuevo (ALT+5) o rexistro despregado contén os campos definidos no padrón de monografías en RDA.
Se temos que catalogar outro tipo de recurso (seriadas, analíticas, vídeos, etc.) hai que elixir antes outro padrón do módulo Plantillas no panel de navegación. Os padróns están agrupados segundo o formato: Marc 21 Bib, Existencias, Autoridades (BUSCEM).
Os padróns creados para uso de todo o persoal da BUSC aparecen na sección "Compartido", pero tamén é posible crear padróns "privados" para uso persoal.
Ollo! O feito de premer nun padrón crea sempre un novo rexistro. Para simplemente visualizar o padrón, empegar o botón dereito do ratoA visualización da lista de padróns baixo o Menú Nuevo é configurable en función das necesidades de cada catalogador.
Os seguintes campos do padrón de monografías RDA posúen algún tipo de información:
LDR
Para abrir o editor do formulario ir ao menú (...) ou premer Ctrl+F.
Para pechar o formulario temos tres opcións: volver a premer Ctrl+F, situar o cursor en calquera outro campo ou premer Escape.
008
Como no caso do LDR para abrir o editor do formulario ir ao menú (...) ou premer Ctrl+F.
Para pechar o editor volver a premer Ctrl+F, situar o cursor en calquera outro campo ou Escape.
No formulario, por defecto, aparecen os seguintes códigos cubertos: s (data única ou probable), sp (España, como lugar de publicación), glg (Galego, como idioma).
017
Se o recurso está publicado no estado español hai que rexistrar o Depósito Legal (Manual RDA, etiqueta 017).
O $$b correspondente á Oficina do DL cubrirase de maneira automática no momento de gardar o rexistro.
040
Subcampos que identifican os nosos rexistros: $$a ES-ScU $$b glg $$e rda $$c ES-ScU.
100
Este campo inclúe o designador de relación $$e autor.
336 / 337 / 338
Os subcampos para monografías impresas aparecen xa cubertos.
6XX
Inclúe o segundo indicador 7 e os subcampos $$9 glg $$2 buscem, que identifican os nosos encabezamentos de materia.
999
Neste campo debe cubrirse o subcatálogo ao que pertence o recurso. Por defecto aparece Galicia, cambiar se non é o caso.
Lembrar engadir a puntuación ISBD.
Unha vez sabemos que o rexistro non se atopa no noso catálogo podemos realizar a busca noutros catálogos para proceder á súa importación. Existen dúas opcións:
Con calquera dos dous métodos abrirase un formulario no que cubrir os datos da busca (título, ISBN, etc.) e un despregable para elixir en que catálogos, individuais ou agrupados por perfís, queremos realizar esa busca.
Hai configurada unha Busca básica que realiza a busca simultaneamente en catro catálogos (BNE, CCUC, Library of Congress e Rebiun), pero podemos empregar calquera outra.
Tras seleccionar o perfil podemos introducir os criterios de busca. Podemos elixir entre:
Nota: o campo data de publicación "es igual a" debe incluír os 4 díxitos.
Se a lista de resultados é moi extensa pódese reducir engadindo novos datos ao formulario da busca.
Cando seleccionamos un rexistro para ver os detalles eliximos a opción VER; se é o documento que buscamos, e NON temos un rexistro xa creado, podemos IMPORTAR, en caso contrario se prememos en importar duplicaríamos o rexistro.
Se xa temos un rexistro aberto no MDE os campos de busca do formulario énchense automaticamente. Coidado neste caso, como por defecto temos o booleano “y”, con que un dato non sexa correcto non devolverá resultados.
Se partimos dun rexistro previo non debemos Importar para non duplicar, pero no menú de accións (...) temos dúas opcións: Copiar y superponer e Copiar y fusionar.
Trátase de crear un rexistro bibliográfico a partir doutro xa existente que ten unha cantidade relevante de información común ao recurso que se vai describir. Pasos a seguir:
Desta maneira duplicamos o rexistro bibliográfico pero non as existencias nin os exemplares asociados co rexistro orixinal.
Importante: Eliminar os campos propios do rexistro anterior que non sexan apropiados para o novo, en especial o campo 035, para evitar que Alma identifique os rexistros como duplicados.A ferramenta Derivar nuevo registro no MDE permite crear un novo rexistro relacionado con outro xa existente. Parte da información do documento fonte utilízase como base para o novo rexistro. En función do tipo de relación seleccionado (parte-todo ou outras edicións), o ID MMS do rexistro copiado colócase no campo do conector $w para que a tarefa de relación se execute.
Pasos a seguir:
O rexistro resultante emprega o padrón por defecto de monografías, polo que haberá que ter moito coidado coa codificación do novo rexistro para que resulte axustado ao tipo de documento que estamos a crear.
A principal vantaxe desta ferramenta é que o campo 773 / 775 do novo rexistro inclúe o título ($t), o ISSN ($x) ou ISBN ($z) e o ID MMS ($w) do documento fonte. Así mesmo, xera os subcampos $g (parte relacionada, volumes e números), $p e $q (só no caso das publicacións seriadas) dispoñibles para ser cubertos. Os subcampos baleiros desaparecen ao gardar o rexistro.
Mellorar o rexistro é unha opción do menú de Acciones de edición que executa unha regra de normalización preconfigurada. Estas regras serven para corrixir ou actualizar os metadatos.
Por exemplo, empregar esta funcionalidade para engadir os campos 336, 337 e 338 en documentos impresos, para elixir o subcatálogo ao que pertence o rexistro empregando o campo 999, para inserir a frase do $i na 773 Contido en (manifestación), etc.
Cando a opción Expandir desde plantilla se aplica a un rexistro no MDE, o sistema compara a información presente no rexistro cos datos do padrón seleccionado e modifica o rexistro, agregando datos ou substituíndoos segundo a opción elixida.
Para expandir un rexistro:
1. Abrir o rexistro no MDE.
2. Seleccionar Acciones de edición>>Expandir desde plantilla para mostrar o cadro de diálogo.
3. Seleccionar un padrón no despregable.
Hai tres modos de execución posibles:
Ignorar: elimina toda a información preexistente no rexistro de partida.
Añadir lo que falta: engade os campos que falten no rexistro de partida.
Añadir todo: engade todos os campos do padrón, mesmo os que xa existen no rexistro de partida.
Suprimir e borrar un rexistro son ferramentas que ofrece o menú Acciones de registro no panel de edición do MDE.
Suprimir rexistros:
Borrar rexistros:
Esta opción está dispoñible para os usuarios co rol de Catalogador estendido.
Para poder borrar un rexistro este debe de existir, é dicir, debe estar gardado.
Debemos ter en conta que se queremos borrar un rexistro bibliográfico con inventario creado ou unha POL asociada o sistema non deixará borralo.
No momento de premer o botón Borrar registro unha alerta en vermello indicaranos o motivo polo que non permite borralo.
Para borrar un rexistro de existencias previamente hai que borrar o rexistro do exemplar.
Para borrar un exemplar este non debe estar prestado.
Esta opción do panel de edición do rexistro bibliográfico ofrece as seguintes funcionalidades:
Para liberar todos os rexistros gardados no panel esquerdo, empregar a icona "Liberar todos los registros".
No momento de gardar un rexistro Alma activa automaticamente a detección de duplicados. (Esta función pode empregarse tamén antes de gardar coa ferramenta "Buscar coincidencias" (Ctrl+M))
Unha mensaxe solicitará a revisión dos supostos duplicados.
Verificar coidadosamente a duplicidade antes de iniciar a resolución do caso. En caso de dúbida remitir á Biblioteca Xeral os rexistros implicados.
No momento de gardar un rexistro aplícanse unha serie de procesos de control e validación que poden xerar mensaxes de alerta ou erro.
Están configuradas tres tipos de mensaxes:
Para desfacer cambios gardados nun rexistro, no menú Ver datos relacionados do MDE atopamos a funcionalidade Mostrar versiones.
Esta ferramenta permite ver e restaurar versións anteriores dun rexistro bibliográfico, de existencia ou de autoridade.
O contador de versións comeza despois da primeira vez que se modifica un rexistro (a creación manual ou a través da importación non conta como versión).
Seleccionando Mostrar versiones o MDE ábrese en modo pantalla dividida. Xunto cos datos bibliográficos básicos do rexistro, aparece o número da versión e información sobre a data da última modificación e a identificación da persoa que editou o rexistro.
