As revistas impresas en Alma xestiónanse como calquera outro tipo de material impreso, e polo tanto necesitaremos partir dun rexistro bibliográfico previo. A partir de aí, o proceso require:
O rexistro dunha publicación seriada en papel confórmano:
Unha orde de compra (PO) pode estar formada por unha ou varias liñas de orde de compra (POL). Polo tanto, para crear unha orde de compra (PO) teremos que crear primeiro unha POL e prestar atención a todos os datos que introduzamos, xa que estes condicionarán os posteriores procesos.
Necesitamos partir dun rexistro bibliográfico, ben sexa da institución, da comunidade (CZ) ou de recursos externos, ou ben crear un novo.
Comezamos situándonos no mostrador de Adquisiciones e desde o botón de accións do rexistro bibliográfico (os tres puntiños) premeremos sobre a opción Ordenar:
No momento en que se xera a POL, Alma pídenos cubrir os seguintes campos:
A continuación, prememos sobre Crear línea de orden de compra e xerarase a POL:
Na seguinte páxina sairá unha mensaxe que pide revisar os detalles da mesma:
Aparecerá a POL despregada. Na parte esquerda aparecen os datos das pestanas que antes aparecían na parte superior:
Líneas de orden de compra asociadas: Nos casos en que se opte por Método de adquisición >Técnico haberá que engadir neste apartado a POL asociada:
Deixamos sen marcar a opción Empaquetado manual.
Alma xera automaticamente un rexistro na localización do centro/biblioteca X- Adquisicións. Deberemos engadir a localización correcta que desexemos, para iso, borraremos a ubicación do centro-Adquisicións e engadiremos a ubicación da existencia que imos crear.
Os seguintes campos a cubrir son importantes para poder levar a cabo as futuras reclamacións de xeito automático.
En función do provedor escollido, Alma cobre os seguintes campos de datas previstas para recepción, que poderemos modificar:
Recepción esperada después de la orden (días): Alma está configurado para marcar 20 días contados a partir da data esperada prevista despois da orde de compra; nesta opción pódese escoller no seu lugar cubrir o campo Data de recepción prevista.
Período de gracia de la reclamación (días) : Ademais hai un período de graza para empezar a xerar reclamacións. A POL enviarase a Reclamacións despois de que remate o período de graza (este valor pode variar segundo o provedor escollido).
Intervalo de la suscripción: Este valor úsase para calcular a data de reclamación cando non se están a usar padróns de predición. Alma utilizará a data de recepción do último exemplar recibido, sumándolle a cifra cuberta neste apartado.
Data de recepción prevista: Para ignorar manualmente calquera dos dous campos anteriores, estableceremos este campo cunha data específica. Ao facelo, modifícanse as datas de recepción prevista dos exemplares asociados con esta liña de orde de compra.
Intervalo de reclamación (días): Para que Alma envíe cartas de reclamacións posteriores á primeira, este valor ten que estar cuberto.
Prezo: Este é un campo obrigatorio, sempre debe estar cuberto, mesmo en publicacións de intercambio ou doazón. Nestes casos o importe será 0 €.
Financiamento :
Añadir Fondo: Escoller no despregable e lembrarse de pulsar Añadir fondo. É un campo obrigatorio agás para as revistas de doazón ou intercambio.
Ademais deberemos cubrir aquí as datas do período de renovación obrigatoriamente. Aínda que é opcional sería conveniente cubrir tamén o campo Período de renovación (días).
Non cubriremos as datas nos campos Suscribir desde e Suscribir hasta. A primeira refírese á data na que comezou a subscrición da liña de orde de compra é só é informativo. A segunda non se introduce para que a renovación continúe de maneira perpetua.
Seleccionamos e cubrimos os axeitados ao noso título:
Unha vez cubertos os campos podemos premer:
GUARDAR, con esta acción a POL pasa a Revisión.
GUARDAR Y CONTINUAR, a POL pasará a Agrupación manual ou Agrupación automática dependendo de se temos marcada ou non a opción de Empaquetado manual. Neste caso, ao non marcar esa opción, a POL pasará a Agrupación automática.
Esa POL de Agrupación automática será enviada pola noite, pero podemos forzar a orde se prememos en Solicitar ahora.
Cancelar ou borrar pedidos:
Para poder eliminar Liñas de orde de compra (POL) é necesario ter o rol de operador de compra estendido.
Para cancelar unha liña de orde de compra (POL) xa agrupada nun pedido enviado ao provedor, teremos que localizala e, desde o botón de accións, seleccionamos a opción Cancelar.
Abrirase unha xanela emerxente na que escolleremos o motivo da cancelación. Poderemos engadir tamén unha nota. Se marcamos a opción Enviar cancelación al proveedor envíaselle automaticamente unha mensaxe por correo electrónico informándolle da cancelación cando pulsemos en Confirmar.
Nunha nova pantalla figurará a POL con estado Cancelado.
Unha POL enviada pode ser cancelada por varias razóns, pero despois podemos necesitar reabrila para utilizar os metadatos e cambiar outros como provedor, fondos,...
Para isto, buscaremos a liña de orde de compra e no botón de accións prememos Reabrir.
Agora volverá quedar En revisión.
Alma permite volver Editar a POL e ordenala premendo nos botóns da lista de tareas da parte superior.
Se o que queremos é borrar a POL, Alma tamén o permite. Para iso a POL deberá estar previamente en estado Revisión.
Para crear un rexistro de existencias novo debemos partir dun rexistro bibliográfico. Polo tanto, buscamos a publicación á que lle queremos engadir fondos e desde o botón de accións do rexistro bibliográfico prememos sobre Añadir existencia:
Vemos que a existencia se xera con tres etiquetas básicas. Para cubrir ou modificar os valores contidos en cada unha delas, debemos expandir o botón de accións e escoller a opción Abrir opción de formulario ou situar o cursor sobre a liña do campo correspondente e premer as teclas (Ctrl+F):
LDR: Na cabeceira cubriremos as seguintes posicións:
004: Número de control do rexistro bibliográfico relacionado: nos rexistros migrados de Millenium figura neste campo o número de rexistro bibliográfico que tiña.
008: Información xeral:
Os rexistros de checkin de Millenium migran mal a Alma. A información que tiñamos no campo 008 quedou recollida no 852 en Alma.
Nun rexistro novo en Alma cubriremos neste campo as seguintes posicións:
Valor 4 (Recibido actualmente), para as abertas, e valor 5 (No recibido actualmente), para as pechadas. Utilizaremos unicamente estes dous valores.
p (Compra), e (Intercambio) g (Donación) d (Depósito) u (Desconocido).
Escoller o código da lingua do documento.
852 : Localización:
1º indicador: 4
2º indicador: baleiro
Cubriranse os seguintes subcampos:
Existencias xeradas desde unha Liña de orde de compra (POL):
Temos dúas opcións:
a) abrir e modificar os datos de cada etiqueta seguindo os pasos descritos no apartado anterior ou
b) utilizar un padrón de existencias para seriadas:
Desde o rexistro de existencias, en modo edición, imos ao menú Acciones de edición > Expandir plantilla.
Seleccionamos o padrón creado para existencias de fondos, neste exemplo da Biblioteca Xeral:
No seguinte paso é moi importante seleccionar a opción Ignorar, que permitirá borrar as etiquetas coincidentes que se xeraron automaticamente e que se substituirán polas etiquetas e valores creados no padrón. Por último, premeremos en Aceptar:
Alma permite crear padróns de predición que nos permitirán controlar a recepción de novos fascículos de publicacións seriadas e a reclamación dos que non recibamos. A creación dun padrón de predición permitiranos xerar ao mesmo tempo os exemplares da publicación antes da súa recepción.
AVISO: Crearemos o padrón de predición no momento no que teñamos xa algún exemplar para recibir, se non os fondos anteriores deixarían de visualizarse en Primo por estar ALMA configurada para que non se mostren no catálogo os pedidos pendentes de recepción.
Para crear o padrón, partiremos dun rexistro de existencias no que traballaremos con modelos preexistentes en Alma sobre o campo 853. É importante crear ben o padrón de predición para que se xeren correctemente os exemplares que teñamos previsto recibir.
Para crear un padrón de predición seguiremos os seguintes pasos:
1- Buscamos a publicación por título ou ISSN:
Desde o rexistro bibliográfico prememos en Existencias, localizamos a que corresponda, despregamos o botón de accións e prememos sobre a opción Editar:
2- Creamos o padrón de predición utilizando un modelo:
No rexistro de existencias en modo edición, imos ao menú Acciones de edición > Expandir desde plantilla ou, como alternativa, podemos usar o atallo de teclado (Ctrl+E):
Escollemos o modelo que mellor se adapte á periodicidade da publicación, deixamos marcada a opción Añadir todo (engadirá todos os campos do padrón e manterá os do rexistro) e prememos en Aceptar:
Deste xeito crearanse automaticamente os campos 853 e 590.
- 853 (unidade bibliográfica básica): identifica os niveis de enumeración e cronoloxía e os códigos que definen o padrón de publicación:
1º indicador: 0
2º indicador: 3
Subcampos que máis utilizaremos:
$a, $b (NR): denominacións da enumeración
$u (R): unidades bibliográficas que forman o nivel superior
$v (R): continuidade da numeración
$i, $j, $k (NR): denominacións cronolóxicas
$x (NR): cambio de calendario
$w (NR): frecuencia
$y (R): modelo de regularidade
O campo 853 pódese adaptar ás particularidades da publicación (combinación de niveis de enumeración e/ou cronoloxía, omisión dalgún nivel de enumeración e/ou cronoloxía, etc.). Neste enlace podedes consultar os modelos que ofrece Alma e que podedes utilizar para modificalas e adaptalas segundo os casos.
Para cubrir os subcampos e as codificacións do campo 853 é conveniente consultar o formato Marc 21 de fondos.
Deberá terse en conta que, por defecto, os valores nos subcampos do padrón en Alma veñen codificados en inglés, polo tanto deberemos adaptalos ao idioma da publicación coa que estemos a traballar e aternos ás normas ortográficas propias dese idioma. Nas linguas de maior uso, agás no alemán, as abreviaturas comezan con letra minúscula.
Volume sempre se abrevia como v. e número como n., agás en inglés, que se emprega no.
Se temos unha publicación en galego, por exemplo, haberá que corrixir a abreviatura do subcampo b da 853, onde por defecto aparecerá "no."
Se na revista a enumeración aparece como "anno" e "n.", tamén deberemos modificar a información da etiqueta 853, neste caso o subcampo a.
En alemán, as abreviaturas máis empregadas son Jahrg., H. e Bd. Todas comezan por letra maiúscula.
Un campo 853 con padrón de predición activo sempre terá unha icona en forma de anteollos 
precedendo á etiqueta.
- 590: campo que contén a descrición do padrón.
3- Introducimos a información do seguinte exemplar esperado:
O seguinte paso será introducir os datos do primeiro exemplar, que será o que determine o padrón de predición equivalente a un ciclo anual (de xaneiro a decembro).
Para abrir o formulario onde debemos cubrilos, situamos o cursor sobre o campo 853 e prememos a tecla F3 (neste caso non funcionará premer F8 nin ir ao menú Acciones > Editor del formulario).
Os campos do formulario veñen determinados pola información do padrón escollido no 853 que acabamos de crear.
É importante ter ben codificado previamente o idioma da publicación nas posicións 22-24 do campo de control 008 no rexistro da existencia, xa que determinará o idioma no que se xeren os exemplares.
Este exemplo correspóndese cun padrón de revista mensual regular, Serial prediction monthly regular, na que o primeiro fascículo que imos recibir será o n. 1 do v. 15 de xaneiro de 2023:
Unha vez cubertos os datos, prememos en Cerrar.
4- Creación dos exemplares:
Imos ao menú Acciones de registro > Abrir ejemplares del patrón de predicción:
Abrirásenos unha xanela emerxente que contén a información dos exemplares creados: descrición, estado e data de recepción prevista. Revisamos que a información sexa a correcta e prememos en Guardar. Se a información non fose correcta, prememos en Descartar e revisaremos de novo o padrón de predición para facer os cambios correspondentes:
Se está ben, gardamos e saímos do rexistro de existencia. Desde o rexistro bibliográfico poderemos visualizar os exemplares dese rexistro de existencia:
Se creamos máis de un exemplar, Alma permitiranos ordenalos por diferentes criterios desde o menú Rutina de ordenación:
Neste apartado danse as indicacións para recibir exemplares físicos de publicacións subscritas ou das recibidas mediante doazón ou intercambio que permanezan abertas e que conten, polo tanto, cun rexistro de existencias con padrón de predición asociado a unha liña de orde de compra (POL).
Primeiro colocaremos un código de barras no fascículo físico que queremos recibir en Alma, activaremos o exemplar desde Adquisiciones > Recibir e, por último, actualizaremos a información do rexistro de existencias para que se visualice correctamente desde Primo.
Só poderemos recibir exemplares vencellados á nosa biblioteca, e procederemos desde o mostrador de Adquisiciones en Alma:
Recepción de exemplares en revistas con liña de orde de compra (POL):
Partimos desde Adquisiciones > Recibir:
Na páxina Recibir material nuevo a opción Mantener en el departamento deberá permanecer desactivada para que unha vez recibido o exemplar pase directamente ao estado Ejemplar en su lugar:
Desde a pestana Continuo introducimos na caixa de busca o título ou o ISSN da publicación e prememos na lupa para buscar. Na liña do resultado de busca, despregamos o botón de accións e escollemos a opción Gestionar ejemplares:
Esto lévanos á páxina Lista de ejemplares recibidos. Na liña do fascículo que queremos recibir, situamos o cursor sobre a caixa en branco na columna de Código de barras e escaneamos o código que previamente pegamos no fascículo físico para gravalo. A continuación, desde o botón de accións, seleccionamos a opción Recibir e prememos en Confirmar na mensaxe de confirmación da xanela emerxente que nos sairá:
En caso de ter que recibir varios fascículos á vez, procederase igualmente desde Lista de ejemplares recibidos, seleccionando os que queremos recibir na casiña de verificación e premendo despois no botón Guardar y recibir, situado na parte superior da páxina.
Unha vez recibido/s, o seguinte paso será volver ao rexistro da existencia e en modo edición prememos o botón Guardar para que se xeren ou actualicen os campos 863 e 866 cos exemplares gravados. O campo 866 será o que se visualice desde Primo:
Xa por último, voltamos á lista de exemplares da existencia desde Ver ejemplares para poder editar o exemplar recibido e que figure como non prestable. Para iso, na liña do exemplar, prememos o botón de accións e seleccionamos a opción Editar. 
En modo edición dentro do rexistro de exemplar, despregamos Política de ejemplar, seleccionamos a opción No prestable e prememos en Guardar:
Finalmente poderemos comprobar como se visualiza desde Primo:
Existe a posibilidade de rexistrar fondos de publicacións seriadas sen utilizar un padrón de predición. Escolleremos esta opción para rexistrar números retrospectivos, por exemplo os de doazóns que non sexan regulares e que polo tanto non precisan a creación dunha POL.
Para engadir o/os exemplar/es manualmente, utilizaremos un campo de mención textual de fondos (etiqueta 866) dentro do rexistro de existencias.
Iremos a Acciones de edición > Añadir campo > Añadir subcampo:
Poden engadirse varios campos, utilizando como indicadores para cada etiqueta 866 os seguintes:
1º indicador: baleiro
2º indicador: 1
Terase en conta tamén a orde en que coloquemos as liñas introducidas. Se precisamos borrar algunha, situamos o cursor sobre ela e imos a Acciones de edición > Eliminar campo ou, como alternativa, pulsamos Ctrl+F6.
É importante lembrarse de protexer cada liña 866 cun subcampo $$8 9.Para rexistrar suplementos, material complementario ou índices tampouco crearemos padróns de predición. Usaremos campos de mención textual de fondos coas etiquetas 867 e 868.
867 (Material suplementario):
1º indicador: baleiro
2º indicador: 1
868 (Índices)
1º indicador: baleiro
2º indicador: 1
Con estas dúas etiquetas tamén se deberá utilizar un subcampo $8 9 para protexer a liña.
Pode ocorrer que ás veces recibamos fascículos con atraso. Neste caso, se a publicación conta cun rexistro con padrón de predición e cos exemplares xa xerados, procederemos de igual maneira que para recibir calquera exemplar:
1- Imos a Adquisiciones > Recibir, e na liña do exemplar atrasado escaneamos o código de barras previamente colocado no fascículo e prememos en Recibir :
Vemos que, neste exemplo, recibiramos xa os números de abril e maio e quedábanos o de marzo que, chegou con atraso.
2- Desde o rexistro de existencia en modo edición vemos como se xeneraron varias liñas para as etiquetas 863 e 866. Debemos premer en Guardar para actualizar o rexistro e observamos como se compactan os fondos nas etiquetas 863 e 866:
imaxe
Lembrade cambiar a Política de préstamo no rexistro do exemplar.
3- Comprobamos que en Primo se visualice correctamente:
No caso de que recibamos por erro algún exemplar desde Adquisiciones e teñamos que anular esa recepción, debemos proceder a borrar o exemplar.
No seguinte exemplo, recibimos por erro o n. 5 correspondente a maio de 2023. Para borralo, desde Lista de ejemplares do rexistro da existencia, situámonos na liña dese exemplar, despregamos o botón de accións, escollemos a opción Borrar e prememos en Confirmar:
Despois, editaremos o rexistro da existencia e prememos en Guardar para que se actualice:
Buscamos a publicación e desde o rexistro bibliográfico despregamos o botón de accións e seleccionamos a opción Ordenar:
En Tipo de línea de orden de compra escollemos Recomendado: Revista impresa- suscripción e en Propietario de la línea de orden de compra, a nosa biblioteca. A opción Asignar inventario manualmente permanecerá desactivada. Despois prememos en Crear línea de orden de compra:
Na seguinte pantalla cubriremos unha serie de campos:
1- Exemplares ordenados: Alma crea automaticamente un rexistro de existencia que, de momento, deixaremos como está:
2- Información do provedor: 
3- Prezos:
Precio de lista: Introducimos 0 e clicamos fóra da caixa para que se grave o valor 0,00 €.
4- Detalles da liña da orde de compra:
A opción Agrupación manual permanecerá desactivada.
5- Códigos de informe:
6- Renovación:
Marcamos a opción Renovación manual.
Unha vez cubertos os campos, prememos en Ordenar.
Buscamos de novo a publicación e desde o rexistro bibliográfico imos a Existencias e procederemos a asocialas. Desde o botón de accións da liña de existencia que vén migrada de Millenium e contén os fondos da publicación escollemos Asociar una Línea de Compra:
Na xanela emerxente introducimos na caixa o número de liña de orde de compra (POL) que acabamos de crear e prememos en Actualización:
Volvemos ao rexistro da Liña de orde de compra (desde a icona do carriño), editámola e procedemos a eliminar a existencia que se creou coa POL e que está baleira, sen fondos asociados. Prememos en Gardar:
Por último, prememos en Ordenar ahora e confirmamos:
Os orders dos rexistros que en Millenium eran híbridos (papel+en liña, ou papel+electrónico gratuíto) teremos que modificalos en Alma, xa que non migraron ben. Aínda que no rexistro bibliográfico vemos que figura como tipo Revista- físico , o tipo de order asociado co que migrou é electrónico:
Isto supón un problema, xa que un tipo de POL electrónica non pode levar existencias con exemplares, polo que haberá que facer unha serie de modificacións:
1º Enlazar a orde migrada a un rexistro bibliográfico electrónico da Comunidade:
Buscamos o rexistro bibliográfico, picamos na icona do carriño e comprobamos que a liña de orde migrada está asociada a un tipo de Revista electrónica:
Seleccionamos Cambiar referencia bibliográfica e confirmamos:
Alma amosaranos os rexistros asociados a este título e/ou ISSN: seleccionamos o rexistro electrónico que atopamos na comunidade:
Comprobamos que esa order quedou enlazada a un rexistro electrónico da comunidade:
2º Modifcar a liña de order migrada e enlazada ao rexistro da CZ:
Reabrimos a liña de orde e facemos as modificacións pertinentes.
Precio: poñemos 0 €
Método de adquisición: escollemos Técnico, xa que o prezo irá no rexistro da de papel.
Cubrimos o resto de códigos de informe e na liña de orde de compra asociada engadimos a POL que deberemos crear nova.
3º Crear unha nova POL para o rexisto impreso:
Buscamos de novo por título e seguimos o procedemento habitual para a creación dunha POL: Ordenar > Seleccionar tipo de orden de compra > Propietario de la línea de orden de compra.
Cubrimos todos os datos e no apartado Adicional asociamos a liña de orde de compra do rexistro electrónico gratuito:
Prememos Ordenar ahora para crear a orde de compra (PO). Se volvemos buscar comprobaremos que xa amosa asociada a icona do carriño nos dous rexistros.
4º Asociar a nova POL á existencia que contén os fondos da miña Biblioteca:
Ao crear a POL, créase por defecto unha existencia no departamento de Adquisiciones. Necesitamos que estea asociada ás existencias que xa tiñamos migradas desde Millenium. Para iso, imos a Existencias e editamos:
Asociamos a nova POL ao noso rexistro de existencias:
Volvemos ao rexistro bibliográfico, editamos a POL e procedemos a borrar a POL baleira que se creou en Adquisiciones. Prememos en Guardar:
5º Asociar a POL migrada do electrónico ao seu portafolios electrónico:
Imos asociar esa orde de compra do rexistro electrónico co seu portafolios. Buscamos de novo o rexistro bibliográfico e imos a Lista de portafolios:
Editamos o portafolios:
Imos á lapela Información de adquisiciones: 
Engadimos a liña de orde de compra e gardamos:
6º Asociar na POL migrada a nova POL creada para relacionar os rexistros:
Como último paso, temos que lembrarnos de completar a orde de compra do electrónico coa POL nova que se creou co impreso:
Editamos a orde de compra e no bloque Adicional , tecleamos a POL que queremos asociar e gardamos:
