Existen tres tipos de coleccións electrónicas en Alma:
1. Paquetes agregadores: inclúen todos os títulos ofrecidos por un provedor e tipicamente son activados a nivel de colección.
2. Paquetes selectivos: inclúen unha parte, pero non todos, os títulos ofrecidos por un provedor. A activación faise selectivamente sobre unha lista de títulos que forman parte da colección.
3. Bases de datos: este tipo de colección non contén portafolios. A colección non se basea nun servizo que sexa necesario crear e activar, a URL de acceso estará na ficha da colección. A diferenza do resto das coleccións, deberá existir un rexistro bibliográfico visible para que a base de datos poida ser interrogada desde Primo.
Cada colección electrónica conta co seu propio rexistro de metadatos, que inclúe distintos tipos de información:
A lapela Descripción de la colección inclúe fundamentalmente o nome público da colección:
Na lapela Información general atopamos a tipoloxía da colección, a data de activación e información sobre a POL asociada:
Na lapela Información adicional habitualmente atoparemos a URL base da colección, a opción de activación do Proxy e o número de portafolios que reúne:
Dende o bloque inferior Servicios disponibles pódese acceder ao nivel do servizo electrónico premendo no botón de accións (...):
Este nivel contén información sobre o tipo de servizo electrónico (normalmente Texto completo), o seu estado de activación, información sobre o enlace (tipo de URL, parámetros do analizador, activación do Proxy, etc.).
O servizo inclúe tamén a listaxe de títulos que forman parte da colección. Para acceder á listaxe premer na lapela Portafolios:
A responsabilidade da activación de novas coleccións electrónicas corresponde á Biblioteca Xeral.
Igual que sucede cos portafolios individuais, cando unha colección da Zona da Comunidade se activa, a colección pasa a formar parte da Zona da Institución.
Alma asiste no fluxo de traballo de pedido e activación das coleccións electrónicas. No momento en que a colección se compra ou se ordena (desde a Zona da Institución ou desde a Zona da Comunidade) pasa automaticamente a formar parte da Lista de tareas de activación, que se xestiona centralizadamente na Biblioteca Xeral.
Os pasos básicos para activar unha colección son os seguintes:
1. Buscar na Zona Institucional para verificar que a colección non está xa activada.
2. Identificar a colección que se desexa activar na Lista de tareas de activación (se hai unha POL) ou na Zona da Comunidade (se non hai POL) e, unha vez localizada, premer o botón ACTIVAR para abrir o asistente de Alma para activación de servizos e coleccións electrónicas.
4. Na primeira pantalla do asistente é posible cambiar o nome público da colección. O máis importante é completar os datos da sección Servicio de texto completo. Hai que activar o servizo, facelo visible en Primo e, no caso de paquetes agregadores, marcar a activación automática de novos portafolios (a medida que se agregan a través das actualizacións da Zona da Comunidade).
5. Habilitar o Proxy predeterminado se procede.
6. Decidir se activar todos os portafolios inmediatamente (paquetes agregadores) ou, no caso de paquetes selectivos, a través dun arquivo Excel ou manualmente.
7. Despois de verificar que a información introducida é correcta premer ACTIVAR para lanzar a tarefa de activación. Unha vez finalizada, recibirase un correo electrónico de confirmación.
8. Comprobar o acceso aos portafolios individuais desde Primo.
9. Eliminar o recurso da Lista de tareas de activación premendo HECHO na lista do botón de accións.
Cando se trata de paquetes selectivos existen dúas opcións para activar os portafolios pertinentes: utilizar un arquivo Excel ou activar manualmente título a título.
1. Activación en lote empregando un arquivo Excel
O cargador de portafolios de Alma permite activar (tamén desactivar, actualizar, crear, e borrar) portafolios para una colección electrónica en grupo en lugar de individualmente. O cargador de portafolios acepta como formato os ficheiros Excel e os ficheiros KBART.
Cando se emprega este método, a busca de portafolios na Zona da Comunidade realízase mediante o identificador (ISSN/ISBN), e poden darse as seguintes situacións:
Antes de iniciar o fluxo de traballo de activación hai que preparar un arquivo Excel cos portafolios que se desexa activar. O ficheiro debe seguir o modelo do Portfolio Loader Template, que está dispoñible na documentación de ExLibris. Se a colección xa contén un determinado número de portafolios o máis sinxelo é exportar a lista de portafolios existente (Editar servicio electrónico>>Lista de portafolios>>Exportar extendido) e aproveitar as columnas predefinidas para enchelas cos novos datos.
Ademáis dos datos bibliográficos (ISBN/ISSN, autor, título, datos de publicación, etc.) a columna importante do Excel para proceder á activación é a Dispoñibilidade. Introducir o termo "ACTIVE" na colummna "Availability"
Unha vez elaborado o Excel, normalmente cos datos proporcionados polo provedor, no editor do servizo electrónico seleccionar CARGAR PORTAFOLIOS.
No asistente de activación elixir o formato Excel e seleccionar o ficheiro previamente elaborado. Seleccionar a política de carga: a Carga completa sobreescribirá calquera portafolio existente na colección, mentres que coa opción Incremental poden activarse/cargarse só os portafolios novos.
Como política de validación Validar en línea.
Na seguinte pantalla o asistente informará dos portafolios que se activarán correctamente. É recomendable descargar o informe de erros, xa que os títulos que non se carguen deberán ser activados manualmente.
Cargar o arquivo. A tarefa de activación queda iniciada, a súa finalización será comunicada a través dun correo de confirmación.
2. Activación manual dos portafolios seleccionados
Para activar manualmente unha serie de portafolios, acceder ao editor do servizo electrónico da colección.
Identificar os portafolios que se desexa activar e premer Activar seleccionado na lapela Activar/Desactivar. Para rematar, premer Guardar.
As coleccións locais poden ser enlazadas coa Zona da Comunidade para contar coas posibles actualizacións realizadas na ZC.
Para enlazar unha colección electrónica local:
1. Buscar a colección electrónica local que se desexa vincular.
2. Seleccionar Enlazar con la Comunidad.
3. Na sección Información de Comunidad usar o despregable Nombre de la colección electrónica para localizar a colección electrónica da ZC á que se quere enlazar. Seleccionar unha colección na lista de resultados.
4. Seleccionar SI ou NON para a opción Utilizar los registros bibliográficos de la Comunidad (os rexistros locales serán normalmente os preferidos) e seleccionar Enlazar.
5. Revisar a información e se todo é correcto seleccionar Confirmar.
A colección queda enlazada á comunidade.
