BUSC - Procedementos de traballo

O expurgo é o proceso de selección de fondos documentais da biblioteca para retiralos da mesma de forma definitiva ou pasalos a unha zona de almacenamento. Está condicionado pola necesidade da biblioteca de contrarrestar a continua entrada de fondos na colección, evitando que os documentos de nulo ou escaso uso ou valor entorpezan tanto o acceso como a procura da información, ademais da limitación espacial en que se atopan as bibliotecas.
É unha operación complementaria á selección e consecuencia directa da avaliación da colección, que se debe levar a cabo de forma continuada para conseguir unha xestión eficaz.

Obxectivos:

1. Mellorar a calidade e accesibilidade da colección, trasladando ou eliminando documentos obsoletos ou non pertinentes.
2. Construír coleccións relevantes para os intereses dos usuarios, facendo unha oferta bibliográfica atractiva e manexable para a consulta en acceso directo.
3. Aforrar espazo e custos de almacenamento.
4. A avaliación previa da colección, especialmente no que se refire a adecuación temática, obsolescencia e estudos de uso.

Marco lexislativo:

• Lei 16/1985, de 25 de xuño, do patrimonio histórico de España
• Lei 5/2016, de 4 de maio, do patrimonio cultural de Galicia
• Regulamento da BUSC

Expurgo na BUSC:

A necesidade de retirar das nosas bibliotecas os exemplares duplicados, deteriorados, obsoletos... vén imposta fundamentalmente por dous feitos:

• O grave problema de saturación de espazos que teñen os depósitos, tanto da Biblioteca Xeral como das bibliotecas de centro e intercentros, que impón unha necesidade obxectiva de recolocar fondos e reestruturar espazos.

Os depósitos e salas de lectura da BUSC gardan e custodian máis dun millón e medio de exemplares físicos, e na actualidade o crecemento é practicamente inviable para a maioría das bibliotecas do sistema, ao que hai que engadir que en varios casos o peso dos libros nos depósitos situados en plantas superiores pode afectar á estrutura dos edificios.

• Mellorar a accesibilidade da colección e contribuír á modernización e actualización do fondo, ao mesmo tempo que se fai unha adecuación das coleccións ás principais áreas temáticas que demandan os nosos usuarios.

Na BUSC, o expurgo pode ser aplicable a todo o fondo bibliográfico, calquera que sexa o seu soporte físico, o lugar onde se custodie e o procedemento que se seguiu para o ingreso na colección (compra, subscrición, troco ou doazón), salvo para as excepcións contempladas neste documento.

A responsabilidade do expurgo no Servizo de Biblioteca corresponde á dirección da BUSC.
Nas bibliotecas de centro e intercentros, a responsabilidade recaerá na dirección da biblioteca correspondente, baixo o control da dirección da BUSC, e co coñecemento da Comisión de Biblioteca.
O expurgo levarase a cabo polo persoal técnico da biblioteca, co apoio do persoal auxiliar e calquera outro persoal de apoio que se requira.

O expurgo non poderá realizarse nunca sobre os documentos bibliográficos de especial protección, conforme á lexislación vixente sobre o patrimonio histórico e cultural de España e de Galicia.
En xeral, na BUSC quedan excluídos dos procesos de expurgo:

• Manuscritos e incunables.
• O fondo antigo en xeral (obras anteriores a 1900).
• Libros españois impresos con anterioridade a 1958 dos que non existan 3 exemplares en bibliotecas públicas.
• Obras raras, curiosas, edicións especiais, etc.
• Doazóns con condicións especiais no seu mantemento.
• Obras consideradas básicas nas bibliografías especializadas e bibliografías recomendadas ou obras fundamentais dunha materia. Debe conservarse como mínimo un exemplar.
• Bibliografía básica recomendada nos últimos 3 anos.
• Obras consideradas polo bibliotecario valiosas tanto polo contido como polo continente (tipografía, edición, integridade na colección, dedicatorias, obras con gravados ou fotografías artísticas etc.).
• Obras publicadas pola USC (en calquera dos seus servizos ou departamentos) das que deben manterse polo menos, se os hai, dous exemplares nas coleccións da BUSC.
• Teses inéditas da USC, das que debe conservarse polo menos un exemplar nas coleccións da BUSC.
• Obras do Fondo Galicia. Deben conservarse como mínimo, se os hai, dous exemplares nas coleccións da BUSC.

Criterios xerais

Con independencia das características concretas de cada biblioteca ou colección, na selección dos materiais susceptibles de expurgo poderán utilizarse os seguintes criterios xerais:

Criterios obxectivos:

• O período transcorrido desde o último préstamo e o número total de préstamos asociados a cada exemplar.
• A data de publicación dos exemplares dispoñibles.
• Obsolescencia: trátase de manter a vixencia da bibliografía en función dos plans de estudo e investigación da USC. Unha pauta a seguir é retirar os manuais, obras de referencia etc. de edicións antigas cando aparecen novas edicións.
• Uso: toda obra que non fose utilizada nunca (nin por préstamo nin por consulta nas salas de lectura) e cuxa adquisición fose anterior aos últimos 5 anos, exceptuando as bibliografías recomendadas.
• Duplicidade: terase en conta o número de exemplares que ten a Biblioteca. Por norma xeral, non se adquiren obras repetidas salvo no caso dos manuais e lecturas obrigatorias.
• Número total de exemplares na BUSC.
• Formatos: terase en conta a existencia da versión electrónica dos documentos, considerando tamén a solvencia dos servidores onde se aloxan.
• Fondo Galicia: ten especial consideración na BUSC.
• Obras marcadas como bibliografía recomendada: deben conservarse sempre os exemplares necesarios en relación o número de alumnos da titulación.

Criterios subxectivos:

• Valoraranse os cambios nas liñas de investigación e docencia da Universidade.
• A actualidade temática ou a obsolescencia da súa información.
• A calidade da publicación, así como as edicións antigas con edicións posteriores.

Criterios materiais:

• Terase en conta o estado físico dos documentos, xa que isto dificulta o seu uso e ofrece unha mala imaxe da colección e da biblioteca.
• Poderán retirarse obras deterioradas con escaso ou nulo uso (os documentos deteriorados que sexan relevantes deben ser substituídos, sempre que sexa posible, por un novo exemplar).

Publicacións periódicas

Consideracións particulares para a selección de publicacións periódicas para o expurgo:

• Descartar existencias duplicadas nas coleccións da BUSC. A política da biblioteca é a unificación dos fondos das coleccións de revistas na biblioteca máis pertinente pola súa temática.
• Valorar coleccións de publicacións periódicas das que non se dispoña como mínimo dun ano completo.
• Comprobar o estado material das coleccións retrospectivas e se estas están ou non completas.
• Existencia do título en calquera outro soporte, sobre todo formato electrónico. Comprobar accesos gratuítos e subscricións.
• Verificar a calidade dos contidos.
• Valorar a pertinencia dun título para a colección, é dicir, a súa adecuación aos plans de estudo, programas de investigación e utilidade xeral para a comunidade universitaria.
• Estudar especialmente a situación das  publicacións do fondo Galicia, polo seu carácter exclusivo.
• No caso de revistas españolas, comprobar a súa dispoñibilidade noutras bibliotecas.
• Valorar a especial consideración das revistas do fondo Galicia.

Con independencia de calquera outra actuación ou procedemento, o expurgo debe incluír, polo menos, os seguintes elementos administrativos e técnicos básicos:

Administrativos:

• Enviar un informe previo á dirección da BUSC coa planificación do proceso de expurgo e a lista de exemplares a expurgar. O plan de expurgo debe contemplar aspectos como:
  • Un estudo das razóns para expurgar, o obxecto do expurgo e os obxectivos previstos.
  • Un estudo de viabilidade: situación da colección, espazos de almacenamento, organización, etc.
  • Determinar os criterios de expurgo empregados.
  • Describir solucións técnicas e determinar o destino dos exemplares expurgados.
• Informar á Comisión de Biblioteca dos exemplares ou existencias que se van expurgar, así como dos criterios que se están utilizando.
• Ao finalizar o expurgo, se fose necesario, debe facerse un novo informe para a dirección da BUSC coas incidencias detectadas ou cambios respecto ao informe previo.
• Recomendase facer unha avaliación que inclúa datos como taxa de eliminación (proporción entre exemplares retirados e o total do fondo), proporción altas/baixas (relación entre adquisicións e eliminacións), taxa de crecemento (deferencia entre adquisicións e eliminacións en relación co total do fondo), taxa de rotación (número de préstamos en relación co número de documentos dispoñibles).
• Toda a documentación sobre os procedementos, incidencias, toma de decisións, informes, análise de datos, etc deben ser recollidos no espazo correspondente para cada biblioteca no grupo de traballo BUSC-Expurgo.

Técnicos:

• As bibliotecas levarán un control dos exemplares expurgados mediante os procedementos establecidos no Manual Alma-Procesos. 
• No caso do deseño dun plan de expurgo, o informe presentado debe incluír un anexo, arquivo Excel ou similar co inventario dos exemplares expurgados. O Excel debe ter os datos mínimos de: número de control no catálogo, código de barras, sinatura, título, data do expurgo e destino dos exemplares. Estes dous documentos serán a base do informe que se ten que elaborar para a dirección da BUSC e a Comisión de Biblioteca.
• Deberán establecerse tamén controis dos exemplares físicos: selo de expurgo, marcas de propiedade...
• Todas as bibliotecas teñen xa unha ubicación para expurgos (00xpg, 01xpg...), os exemplares expurgados nestas ubicacións están fisicamente na biblioteca. 
• A ubicación temporal pode ser diferente de Expugo (00xpg, 01xpg...), se os exemplares van a estar físicamente noutro espazo. Nese caso hai que solicitar a subdirección técnica a creación dunha nova ublicación para estes fondos.
• Para cambiar exemplares de xeito puntual a estas ubicacións non é necesario seguir os procedementos administrativos establecidos nesta guía, senón o indicado para a codificación de exemplares expurgados no Manual Alma-Procesos.
• No caso de expurgos que afecten a un número elevado de exemplares ou existencias nas que o destino do expurgo sexa a ubicación xa establecida para expurgos na biblioteca, unha nova localización dentro ou fóra do centro, ou unha proposta de eliminación é obrigatorio seguir os procedementos administrativos e técnicos establecidos nesta guía.
• Ademais:
  • O responsable da biblioteca debe contactar cos servizos técnicos da BUSC para establecer e coordinar o procedemento, no que atinxe ao sistema de xestión bibliotecaria (Alma).
  • Os servizos técnicos da BUSC realizarán e/ou coordinarán coa biblioteca implicada os procesos necesarios en Alma/Primo: creación de novas ubicacións, eliminación de rexistros, etc.
  • Os rexistros bibliográficos, de existencias e de exemplares permanecen no sistema da biblioteca (eliminados, extraviados,....), ocultos no catálogo e recuperables a través Alma-Analytics.
  • Os servizos técnicos da BUSC establecerán os criterios de visualización no catálogo Iacobus de acordo coas características dos fondos expurgados e a súa localización e acceso.
• Se é o caso deberán indicarse as condicións de acceso ou consulta do fondo expurgado.
• A Biblioteca poderá elaborar estatísticas e análises do expurgo para as estatísticas xerais da BUSC ou outros informes.