BUSC - Procedementos de traballo

Todos os puntos de servizo da BUSC contan con, polo menos, dúas caixas de correo:

• biblioteca.XXX@usc.gal: asociadas ás adquisicións en Alma (ordes de compra, envíos, facturación...), que antes tiñan o correo persoal das direccións de cada biblioteca.
• biblioteca.XXX.servizos@usc.gal: asociadas aos mostradores de circulación de Alma (comunicacións de circulación, etc.), que antes tiñan correos do tipo filprest, ecoprest,etc.

Ambas caixas de correo pódense utilizar para outros fins alleos a Alma como, por exemplo, as caixas de servizos para a xestión da comunicación co alumnado dos cursos de competencias informacionais.

As direccións das bibliotecas de centro e intercentros serán as responsables de:

1. Designar unha única persoa responsable de cada caixa de correo, así como tantas persoas con permisos como considere necesario.
2. Manter actualizada a listaxe de caixas de correo da Intranet da BUSC, na que constan as persoas responsables e con permisos de acceso ás caixas de correo do seu centro.
   1. Cando se produza unha alta ou baixa de persoal na biblioteca, solicitar ao CAU o acceso -ou a baixa, segundo o caso- ás caixas de correo correspondentes.
   2. Acceder á Intranet da BUSC / "Comunicación e Marketing" / Caixas de correo da BUSC
   3. Premer sobre o nome da biblioteca e a caixa de correo que se queira editar:

4. Abrirase unha ficha cos datos da caixa de correo. No apartado usuarios con permisos actualizaremos os datos, eliminando ou engadindo o persoal que corresponda.

A persoas responsables das caixas de correo deberán:

1. Organizar a xestión das mensaxes, determinando a creación de carpetas/subcarpetas, etiquetas, etc., que axuden ás persoas con permisos a atender esta comunicación, coñecendo en todo momento o estado das mensaxes, se están ou non pendentes de resposta, etc..
2. Manter unha comunicación constante co persoal con permisos que debe facerse cargo desta tarefa en cada quenda (mañá, tarde e fins de semana), e atender as posibles dúbidas que poidan xurdir.
3. Asegurar que as caixas están sempre atendidas. O persoal con permisos que adoita xestionar cada caixa de correo deberá comunicar a súa ausencia á persoa responsable, para que esta poida asignar a tarefa a outra persoa durante a devandita ausencia.

**Nos seguintes apartados ofrécese información sobre a xestión das caixas de correo da Biblioteca Xeral, a modo de exemplo.

• Para acceder á caixa de entrada, unha vez aberto o correo electrónico persoal na web, prememos na icona do noso perfil e accedemos a "Abrir outra caixa de correo". Introducimos o nome da caixa de correo, por exemplo "Biblioteca Xeral. Servizos"
• Ábrese unha nova xanela no navegador que mostra esta caixa de correo, coas seguintes carpetas creadas por defecto:
  • Caixa de entrada ou Inbox, na que aparecen as mensaxes recibidas, organizadas cronoloxicamente da máis recente á máis antiga.
  • Borradores ou Draft: almacena automaticamente calquera mensaxe que comecemos a escribir e permanece nesta carpeta ata que se envía. Podemos empregala para redactar unha resposta e pedir a outra persoa que a revise antes de enviala.
  • Enviados ou Sent Items: almacena todas as mensaxes enviadas. Se existen dúbidas acerca de se unha mensaxe foi respondida ou non por outra persoa con permisos pódese comprobar nesta carpeta.
  • Spam ou Junk email: debemos revisar esta carpeta unha vez por semana, por se algunha mensaxe importante fora parar aquí por erro.
• A persoa responsable da caixa de correo poderá:
  • crear outras carpetas para clasificar a información. Recoméndase crear unha carpeta de "Modelos de resposta" ou "Respostas frecuentes", na que almacenar mensaxes "tipo" que poidan ser reutilizadas con frecuencia.
  • deseñar un sistema de categorías ou etiquetas para identificar as mensaxes, asignarllas a outras persoas e/ou indicar o seu estado (respondida, reenviada, etc.) En Outlook este sistema permite, ademais, buscar e filtrar as mensaxes, picando directamente sobre a etiqueta desde unha das mensaxes categorizadas.

PERSOAL

Responsable: Felisa Díez

Persoas con permisos:

• Quenda de mañá: Marila Maroño
• Quenda de tarde: Begoña Botana

Suplentes:

• Quenda de mañá: Esther Porto; Sara Varela
• Quenda de tarde: Lucas Sánchez; Jesús Barbeito

PROCEDEMENTO

• Periodicidade de consulta: Diaria, como mínimo unha vez en quenda de mañá e unha en quenda de tarde.
• Prazo de resposta: máximo 48 horas, salvo períodos non lectivos.
• Asignación das mensaxes: Cada mensaxe será atendida por quen corresponda segundo a hora de recepción da mensaxe. Ata as 14.30 h corresponderá á quenda de mañá, e de 14.31 ata as 21.00 h á quenda da tarde. De producirse unha ou máis respostas por parte da persoa usuaria, será sempre a mesma persoa do servizo quen atenda esta cadea de mensaxes.
• Mensaxes procedentes doutro servizo da BUSC: Responderemos á persoa usuaria directamente, poñendo en copia visible o servizo do que procede a mensaxe, para que teñan constancia da nosa resposta.
• Categorías: A cada mensaxe recibida asignaráselle unha ou máis categorías que axudarán a identificar se xa foi atendida. As categorías serán creadas pola persoa responsable da caixa de correo -ou persoa na que delegue-.
  • Reenviado a (nome do servizo). Por exemplo:
    • Reenviado a Adquisicións
    • Reenviado a Catalogación
    • Reenviado a Minerva
    • Reenviado á C. Arenal
    • Reenviado a BUSC Servizos
    • Etc.
  • Respondido por (nome da persoa que respondeu)
    • Resp Marila
    • Resp Begoña
    • Etc.
• Contido:
  • Coidaremos o contido en fondo e forma, tendo presente que representamos á BUSC e que se trata dunha canle directa de comunicación coas persoas usuarias e potencialmente usuarias.
  • Trataremos de responder de forma clara e directa ao que se nos pide, facilitando enlaces ás canles de comunicación da BUSC que completan a información.
    • Por exemplo, se unha usuaria pide que se lle renoven os libros porque acudindo á súa bibioteca a atopou pechada, faremos a renovación e responderemos que o trámite está feito e que pode consultar os horarios das bibliotecas na web da BUSC, achegando o enlace correspondente.
  • Empregaremos un estilo directo, apropiado e comprensible, coidando facer un bo uso do galego e promovendo a linguaxe inclusiva e non sexista, seguindo as recomendacións do libro de estilo do SNL da USC.