Reparto de tarefas
Tanto as publicacións que se adquiren directamente nos centros como as que se adquiren centralizadamente serán activadas exclusivamente na Biblioteca Xeral. Corresponde ás bibliotecas de centro a creación dos rexistros bibliográficos, das POL e a comunicación á Biblioteca Xeral das URL proporcionadas polos provedores cando sexa necesario.
Os recursos que pasan polo proceso habitual de adquisición e precisan dunha POL entran automaticamente na Lista de tareas de activación electrónica que se xestiona na Biblioteca Xeral, e polo tanto non se precisa unha comunicación adicional de datos. Para o resto dos casos recoméndase empregar o formulario de solicitude de activación existente na Intranet. Existe tamén a posibilidade de crear unha tarefa de activación electrónica, que se describirá máis adiante.
Fluxo de traballo
O traballo cos recursos electrónicos comezará sempre coa busca dun rexistro bibliográfico. O proceso debe iniciarse coa comprobación na ZI de que o título non existe xa, despois a busca farase na ZC, en recursos externos e, finalmente, se o rexistro non se atopa ningures, crearase localmente.
Unha vez que temos un rexistro bibliográfico, o seguinte paso é o proceso de adquisición descrito no Manual-Alma-Adquisicións da BUSC.
No momento de ordenar un recurso e enviar a solicitude de compra, sexa dende a Zona da Institución ou dende a Zona da Comunidade, o recurso engádese automaticamente á Lista de tareas de activación electrónica que se xestiona centralizadamente na Biblioteca Xeral, onde finalmente o recurso será activado despois de recibir a confirmación do provedor.
Antes de facer o recurso visible no catálogo cómpre realizar tamén outra serie de tarefas, como comprobar que o acceso funciona adecuadamente ou completar a catalogación de ser necesario.
Para a catalogación das publicacións unitarias seguir as pautas proporcionadas no Manual de Catalogación en RDA.
Para recursos que non pasan polo proceso de adquisición e, polo tanto, non entran directamente na lista de tarefas de activación electrónica, pode crearse manualmente unha tarefa de activación. Con este procedemento non é necesario comunicar á Biblioteca Xeral a creación dun novo recurso nin solicitar a súa activación, pero precisa ter o rol de Operador de inventario electrónico.
1. Localizar o portafolios pertinente facendo unha busca desde o índice Portafolios electrónicos. No inventario electrónico debe constar a URL proporcionada polo provedor/editor.
2. No botón de accións seleccionar a opción Crear tarea de activación electrónica.
3.O recurso será enviado á páxina Lista de tareas de activación e entrará no fluxo de traballo de activación electrónica na Biblioteca Xeral.
A Zona da Comunidade contén miles de coleccións electrónicas, millóns de portafolios a texto completo, información bibliográfica e administrativa actualizada e mantida por ExLibris e constitúe por forza a primordial fonte de recursos electrónicos para a Biblioteca.
A principal vantaxe cando a biblioteca solicita e activa recursos da Zona da Comunidade é que non necesita manter coleccións pola súa conta, as actualizacións son automáticas e, no momento en que ExLibris actualiza os recursos, os cambios quedan reflectidos tamén na Zona da Institución. Estas actualizacións afectan normalmente ás URL base ou á cobertura dos portafolios. Isto representa un beneficio para a biblioteca no que se refire ao tempo invertido na xestión destes recursos.
Aínda así, non sempre é posible empregar os rexistros da Zona da Comunidade: determinadas coleccións de carácter marcadamente local non están na ZC, o atraso na incorporación de novos títulos nas coleccións é frecuente e, sobre todo, a calidade dos metadatos dos provedores é obxectivamente mellorable e en moitas ocasións os rexistros bibliográficos resultan pobres ou inadecuados.
Sempre que atopemos un rexistro na Zona da Comunidade, en función das necesidades temos varias opcións :
a) utilizar directamente o rexistro da ZC,
b) contribuír a mellorar ou modificar o rexistro da comunidade respectando as normas marcadas por ExLibris,
c) copiar o rexistro ao noso catálogo e modificalo localmente. Isto permite adaptar as descricións bibliográficas ás nosas normas e non impide a actualización do inventario en caso de producirse. O que non sufrirá cambios, aínda que o provedor os faga, será o rexistro bibliográfico.
Valorar coidadosamente cal é a mellor opción en cada caso. Para coleccións (normalmente de revistas) sometidas a cambios frecuentes, a simple vinculación á Zona da Comunidade pode ser a opción máis beneficiosa. Pola contra, en caso de monografías adquiridas a perpetuidade, recursos para o Catálogo Galicia ou Bibliografías Recomendadas, a copia no noso catálogo será o apropiado, sempre sen perder de vista que a responsabilidade da adecuación dos rexistros recae na biblioteca. No resto dos casos (subscricións temporais) é posible que o esforzo de mellorar un rexistro non mereza a pena.
Posibles escenarios:
1. O recurso atópase na Zona da Comunidade e os metadatos son adecuados. Podemos ordenar directamente na ZC e seguir o fluxo de traballo propio da adquisición. No momento de facer a POL o rexistro pasa a formar parte da Zona Institucional e aparecerá na lista de tarefas do xestor responsable da activación electrónica (Biblioteca Xeral). O rexistro queda así conectado á comunidade e as actualizacións serán automáticas
2. O recurso atópase na ZC pero forma parte dunha colección que xa está comprada na súa totalidade e non precisa dunha POL individual, o recurso pódese activar directamente (tarefa que corresponderá á Biblioteca Xeral).
3. O rexistro existe na ZC pero os metadatos son insuficientes ou incorrectos.
Podemos intervir mellorando o rexistro (engadir autores, información complementaria sobre o título, etc.) pero debemos ter presente que existen unha serie de restricións a este respecto, xa que calquera cambio queda reflectido automaticamente en todas as institucións membros de Alma:
4. O recurso está na ZC, pero se trata dunha monografía adquirida a perpetuidade e interesa ter unha descrición adaptada á lingua do noso catálogo e ás nosas pautas de catalogación. A mellor opción e Copiar a catálogo para transformar o rexistro da Zona da Comunidade en rexistro local.
Abrir o rexistro no MDE, no menú Acciones de Registro premer a opción Copiar a catálogo, facer as modificacións necesarias segundo a política de catalogación da BUSC, gardar e liberar o rexistro.
Este procedemento ten o inconveniente de que cando o provedor actualice o portafolios, por exemplo cunha nova edición, a nosa descrición bibliográfica, que é completamente local, non cambiará. Hai que revisar periodicamente para que estas situacións non se produzan e ter os rexistros locais correctamente actualizados.
Cando na Zona da Comunidade non se atopen os portafolios que se necesitan, procederemos á elaboración de portafolios locais.
Os portafolios poden ser creados manualmente título a título ou, en caso de paquetes selectivos, a través de cargas en lote empregando arquivos Excel. Neste último caso, a responsabilidade da creación será da Biblioteca Xeral.
Creación manual dun portafolio local
O punto de partida será sempre un rexistro bibliográfico. Existen diferentes vías para a obtención dun rexistro que sirva como base para a creación dun portafolios local:
a) Busca en recursos externos. MOI IMPORTANTE: NON EMPREGAR O REXISTRO DUNHA VERSIÓN IMPRESA PARA CREAR O REXISTRO DO RECURSO ELECTRÓNICO! Isto afectará á indexación e á dispoñibilidade en Primo.
b) Copiar un rexistro análogo da Zona da Comunidade e facer as modificacións oportunas.
c) Crear un novo rexistro no MDE grazas ao padrón correspondente.
Unha vez gardada a descrición bibliográfica, debe crearse o inventario electrónico dende o MDE.
Na pantalla Nuevo portafolio encher a información das diferentes seccións:
a) Sección Información descriptiva:
Deixar marcada a opción Usar título existente, os datos básicos do bibliográfico que vimos de crear quedan almacenados nesta sección.
b) Sección Información General:
En Tipo de portafolio seleccionar preferentemente Parte de una colección electrónica e, a continuación, buscar a colección oportuna no despregable. Evitar a creación de portafolios independentes, é aconsellable asocialos a coleccións locais sempre que sexa posible.
c) Sección Información de cobertura: Encher os datos da cobertura en caso de tratarse de publicacións seriadas. Deixar en branco para as monografías.
d) Sección Información de Inventario:
Introducir a URL do recurso se xa se coñece. Contrastar con outros portafolios da mesma colección para comprobar que segue o mesmo modelo. Asegurarse de que a dispoñibilidade está marcada como Inactiva (a activación do recurso corresponde á Biblioteca Xeral).
Se a persoa ten o rol de Operador de inventario electrónico, o proceso de creación dun portafolios local resulta máis integrado:
1. Dende o menú Recursos seleccionar Crear Inventario>>Añadir Portafolio local:
No asistente para a creación do novo portafolios a única diferenza cos pasos descritos anteriormente é a decisión inicial sobre tipo de rexistro bibliográfico que queremos crear.
No caso de crear un novo título seleccionar o tipo de recurso apropiado: continuo/única vez. Seleccionando Única vez, a posición 7 do Marc Leader será "m", e seleccionando Continuo será "s". A posición 23 do campo 008 será "o" (en liña).
Introducir o Título (para crear o campo 245) é obrigatorio cando se selecciona Crear un nuevo título, o resto de campos son opcionais, pero os identificadores ISBN/ISSN son importantes. Poñer atención tamén á lingua do recurso, por defecto Inglés. Ter en conta que este parámetro só está dispoñible no momento de crear un novo portafolios.
Finalmente Gardar e comprobar o acceso. Posteriormente, se o rexistro inicial é breve, haberá que mellorar a descrición bibliográfica de acordo coas pautas RDA do Manual de Catalogación.
Engadir Recordatorios en Rexistros bibliográficos
Para establecer un fluxo de traballo apropiado coas persoas catalogadoras que deben completar e mellorar os metadatos resultantes do proceso de creación dun portafolios empregar a funcionalidade Añadir un recordatorio, tal e como se describe a continuación:
1. Buscar en Alma o rexistro bibliográfico .
2. Seleccionar a acción Añadir un recordatorio.
3. Na páxina Detalles del recordatorio introducir a seguinte información:
Tipo de recordatorio. Por defecto aparece General, seleccionar Mejorar la catalogación recursos electrónicos.
Texto que describa o recordatorio indicando sobre todo a biblioteca que debe realizar a catalogación.
4. Gardar
Desde a opción Recursos>>Catalogación>>Recordatorios calquera persoa catalogadora pode revisar a lista de recordatorios creados.
Para xestionar a lista pódese fitrar por datas para recuperar os recordatorios que requiran a intervención dunha biblioteca determinada.
Seleccionar o enlace da columna Título para acceder á vista MARC do rexistro bibliográfico e proceder á edición ou envialo ao MDE. Unha vez finalizada a catalogación Borrar o recordatorio dende o botón de accións da fila.
Cando o portafolios que queremos empregar está asociado a un rexistro bibliográfico da Zona da Comunidade con metadatos insuficientes ou non apropiados, e contamos cun rexistro máis completo ou idóneo, é posible enlazar o portafolios ao mellor rexistro:
1. Localizar o portafolio que se pretende reenlazar e abrilo no MDE.
2. Seleccionar Reenlazar a otro registro bibliográfico para que apareza o cadro de diálogo de reenlazar.
3. Buscar no despregable o rexistro bibliográfico idóneo e seleccionalo.
4. Decidir que se quere facer co rexistro bibliográfico que vai quedar sen inventario. A opción Borrar registro/s bibliográfico/s será a apropiada na meirande parte dos casos.
5. Confirmar e gardar.
Para facilitar a xestión dos portafolios o máis conveniente é telos agrupados en coleccións e non de forma independente. Para enlazar un portafolios autónomo ou independente a unha colección electrónica determinada:
1. Localizar o portafolios independente que se quere enlazar a unha colección electrónica e Editar.
2. No Editor del portafolio seleccionar Adjuntar a una colección electrónica.
3. No cadro de diálogo Seleccionar una colección y un servicio navegar e seleccionar a colección e o tipo de servizo apropiados:
5. Confirmar.
