As solicitudes en Alma empréganse para a adquisición, manipulación e movemento de recursos físicos. As solicitudes inician un proceso de fluxo de traballo dentro de Alma e pasan por diferentes estados segundo o tipo de solicitude do que se trate. As solicitudes deixan de estar en proceso unha vez rematadas.
Hai dous tipos de solicitudes en Alma:
1) As solicitudes propiamente ditas que se poden iniciar ou ben a petición dos usuarios ou ben a través dos operadores de mostrador
2) As solicitudes internas. En Alma, as solicitudes internas reciben o nome de ordes de traballo.
Neste sentido, mentres que as solicitudes propiamente ditas están relacionadas cos servizos aos usuarios, as ordes de traballo están relacionadas cos procesos internos da biblioteca e teñen coma fin dirixir materiais físicos a un departamento específico para o seu procesamento interno.
As ordes de traballo no Alma da BUSC están configuradas para ser xestionadas dende os mostradores de préstamo a través da opción Gestión de ejemplares en proceso. O que Alma chama departamentos non son máis que as diferentes pestanas que atopamos nesa opción. Una orde de traballo envía un exemplar a una desas pestanas (marcándoo como non dispoñible no estante) onde pode ser xestionado de acordo con estados internos. Finalmente, o tipo de orde de traballo indica o tipo de proceso bibliotecario a ser realizado co recurso, como por exemplo encuadernación, préstamo para exposicións, etc.
As solicitudes propiamente ditas pódense iniciar a través da opción Solicitar que aparece no menú dos tres puntos en calquera recurso que busquemos en Alma.
Mentres que a opción solicitar opera ao nivel da obra, as ordes de traballo operan ao nivel do exemplar. A opción Orden de trabajo só aparecerá cando esteamos a traballar con exemplares físicos no menú dos tres puntos.
En canto á tipoloxía, dentro da opción Solicitar atopamos:
Dentro das ordes de traballo neste momento temos dispoñíbles:
As solicitudes pendentes pódense ver e xestionar dende a páxina de Gestionar solicitudes y procesos de ejemplar. Esta páxina proporciona información actualizada sobre os diferentes tipos de solicitudes en curso e o estado no que se atopan dentro dos fluxos de traballo de Alma.
Nas facetas aparecen os tipos de solicitudes ou procesos nos que se atopan os diferentes exemplares: servizos técnicos de adquisición, encadernación, exposicións, mover de manera permanente, solicitude de exemplar físico do usuario, reparación de libros e tránsito para volver a colocar en estantería. Calquera solicitude configurada do tipo de orde de traballo, tamén aparecerá aquí.
Pódense filtrar os resultados no panel central segundo o estado no que se atopen as solicitudes: activas, terminadas e todas.
Na opción Proceso de auditoria dentro de cada entrada (no menú dos tres puntos), podemos atopar todas as situacións polas que pasou o exemplar.
Os diferentes valores que poden aparecer no proceso de auditoría poden ser:
En la estantería de reservas (On hold shelf): o exemplar atópase no estante de reservas En Proceso (In Process): o exemplar atópase en proceso por unha orde de traballo
Digitalizar ejemplar (Digitize item): o exemplar está pendente de dixitalización
Recoger de la estantería (Pick up from shelf): o exemplar está pendente de ser recollido do estante
En espera de autorización (Await Approval): o exemplar está á espera de que a solicitude sexa aprobada
Ejemplar en tránsito (Transit item): o exemplar atópase en tránsito dende/cara a biblioteca.
En realidade, Alma ofrece máis posibilidades. Estas son os valores que poderemos atopar con máis frecuencia na BUSC ou os que, polo momento, están configurados. Coa implementación de novos servizos e posibilidades, os valores desta listaxe poderán variar.
Ao premer en Ver proceso de auditoría obtemos uns resultados deste tipo nos que se especifica os procesos polos que ten pasado o recurso, as datas nas que se produciron as transaccións e o paso ou estado no que se atopa o recurso no fluxo de traballo.
Dende Gestionar solicitudes y procesos de ejemplar pódense levar a cabo outras operacións como:
No caso de cancelar unha solicitude, Alma redirixe a un formulario no que pedirá establecer a causa de cancelación e se é preciso enviarlle unha notificación ao usuario. A cancelación de solicitudes sirve para comunicarse co usuario cando a súa petición non pode ser atendida.
