Como sinalamos no apartado Usuarios/as, dependendo da forma na que sexan incluídas en Alma, existen dous tipos de conta de persoas usuarias: as contas de usuarios/as externos/as, que son as cargadas dende unha base de datos externa polos servizos informáticos da USC, e as contas internas, que son as creadas polo persoal bibliotecario.
Tanto na TUI como na carta de lector/a ou carta de usuario/a invitado/a ten que aparecer un código de barras, que é o identificador primario do/a usuario/a.
Os rexistros poden estar activos ou vixentes ou non activos ou caducados. No caso das contas internas, supón un axuste manual.
Na BUSC a caducidade dos rexistros de usuarios/as en contas internas vén determinada pola data de caducidade do rexistro. No caso das contas externas, a caducidade depende da vixencia das credenciais de autenticación, e polo tanto da sincronización externa realizada pola ATIC.
Podes acceder ao rexistro de usuario/a de dúas formas, con dúas visualizacións iniciais distintas:
Na primeira opción, recuperamos o perfil completo da persoa usuaria cos seus datos persoais, os seus roles, o historial, etc.. mentres que dende a segunda opción a información preséntase priorizando a actividade da persoa usuaria en Alma. Esta última é a interface que utilizamos para xestionar os préstamos, as reservas e as devolucións.
Para acceder á información da persoa usuaria, selecciona Usuarios no primeiro despregable. No segundo despregable poderemos elixir campos concretos do rexistro de usuario/a: Apelido, Identificador primario (código de barras), Identificadores (núm. do DNI sen letra), Correo electrónico, etc. ou por calquera palabra ou número seleccionando Todos.
Temos que ter en conta que Alma non atopa coincidencias parciais co número do DNI ou co correo electrónico, polo que temos que escribilos completos.
Unha vez introducido o termo ou termos e premer intro, o sistema mostrará a relación de todas as contas que coinciden coa busca realizada. Sobre os resultados de busca, mostraranse catro pestanas que permitirán limitar segundo os tipos de persoas usuarias establecidos: Persoal, Público, Contacto e Todos.
Tamén se pode filtrar por:
Se premes na pequena ficha xunto ao nome do/a usuario/a abrirá unha ventá cos seus datos básicos.
Premendo sobre o botón dos tres puntos podemos editar os datos dos rexistros. Tamén o podemos facer premendo no nome do/a usuario/a. En ámbolos dous casos abrirá a vista do rexistro de usuario/a chamada Detalles del usuario. Temos que premer en Abrir para actualizar para editar esta información. No caso das contas externas, coas limitacións existentes.
Unha vez dentro da visualización Detalles del usuario, se prememos en Gestionar actividades y servicios al usuario podemos acceder directamente á vista de Servicios al usuario.
Neste segundo caso, podemos realizar a busca tecleando na caixa de busca os apelidos, o nome o código de barras ou o DNI (sen letra).
Dende esta busca accedemos á vista Servicios al usuario. Nesta vista priman fundamentalmente os datos de préstamo. solicitudes e devolucións da persoa usuaria, e é a utilizada para a xestión dos servizos. Dende aquí temos acceso á xestión rápida dos datos de usuario/a en Editar información del usuario, para modificar información de contacto.
Se prememos no identificador da universidade (o DNI) podemos acceder á vista Detalles del usuario e tamén editala. No caso das contas externas coas limitacións existentes.
O rexistro de usuario/a na visualización Detalles del usuario presenta a información estruturada en pestanas. A punta dobrada de cor azul na esquina dereita dunha pestana indica que teñen contido. Imos describir cada unha das pestanas:
Os usuarios/as con contas externas sincronízanse con Alma utilizando o Perfil de integración de usuario. Esta integración realízaa exclusivamente a ATIC-CAU. A BUSC non pode engadir contas externas.
A ATIC carga os seguintes datos:
O dato Categoría de la tarea para o grupo Persoal da BUSC non pode modificarse dende os mostradotes de préstamo. Os erros detectados deben comunicarse o enderezo: busc-alma-usuarios@grupos.nube.usc.gal
Estes datos cargados pola ATIC non poden modificarse dende os mostradores. Para corrixir erros relacionados cos datos cargados pola ATIC hai que enviar unha solicitude ao enderezo: busc-alma-usuarios@grupos.nube.usc.gal
De xeito obrigatorio na información de contacto debe figurar un correo electrónico e preferentemente un número de teléfono.
No caso dos alumnos, o enderezo electrónico e o teléfono inclúeo o ATIC. Para o PDI e PTXAS estes datos engádense dende a BUSC (calquera mostrador de préstamo). Poden engadirse enderezos electrónicos e teléfonos alternativos, ademais de enderezos postais, nunca eliminar ou modificar a información cargada pola ATIC.
É importante verificar os datos de contacto no caso de Alumni e usuarios externos.
Se houbese erros de campos non editables dende os mostradores debe solicitarse o cambio enviando un correo ao enderezo: busc-alma-usuarios@grupos.nube.usc.gal
.
As contas internas son creadas e xestionadas pola BUSC en ALMA, dende os mostradores de préstamo. Debemos crear contas internas para as persoas usuarias que non teñen relación coa comunidade universitaria, indicadas no apartado Usuarios/as externos/as á comunidade universitaria. Estas contas son totalmente editables polo persoal bibliotecario en ALMA. Consulta o apartado Crear usuarios/as para saber como crear e modificar estas contas.
A actualización de datos das contas externas faise unha vez á semana para o alumnado, e unha vez ao mes para os/as Alumni (dende a ATIC cambian a Alumni o estudantado que deixa de ter matrícula activa na USC). Os/As usuarios/as que activen a TUI ao longo da semana cargaranse en Alma no día como alumnado de grao. A seguinte fin de semana, coa actualización de datos, pasarán ao grupo de usuarios/as correspondente de acordo coa súa matrícula (grao, master ou doutorando).
O mantemento dos rexistros de usuario/a do grupo "PDI" é responsabilidade de cada biblioteca de centro ou intercentro. Polo menos unha vez ao ano débese comprobar a vinculación de cada PDI coa USC, e se é o caso modificar os datos de "grupo de usuario/a", información de contacto e estatísticas ou calquera outro campo que sexa preciso cambiar.
O mantemento destes rexistros é responsabilidade da Biblioteca Xeral. Os datos estatísticos e a información de contacto pode tamén ser actualizada dende os mostradores de préstamo.
Cada biblioteca de centro/intercentro debe manter actualizados os datos dos rexistros de usuarios/as externos/as da súa competencia. O borrado masivo e purga deste tipo de rexistros corresponden a B. Xeral.
