Unha orde de traballo é unha solicitude interna que permite xestionar o procesamento de materiais físicos. Durante este proceso o exemplar se marca como: en proceso, o que indica que non esta dispoñible para os usuarios no catálogo Iacobus mentres se manteña na orde de traballo:
As ordes de traballo teñen prioridade sobre as solicitudes xeradas polos usuarios. Se un exemplar ten unha solicitude previa, o sistema ignorará a solicitude e procederá coa orde de traballo.
Na BUSC as ordes de traballo configuradas son:
A orde de traballo de exposicións pode implicar movemento de exemplares na propia biblioteca ou entre bibliotecas da BUSC. O resto das ordes de traballo (encadernación e reparación) se refiren por regra xeral, a movemento de exemplares da propia biblioteca con servizos ou provedores externos.
A solicitude de encadernación faise a través dunha orde de traballo. Como xa se mencionou, as ordes de traballo operan ao nivel do exemplar. A opción Orden de trabajo só aparecerá cando esteamos a traballar con exemplares físicos no menú dos tres puntos.
Cando se teña localizado o exemplar que se vai enviar a encadernar, deberase premer no menú dos tres puntos e elixir a opción Orden de trabajo.
Si xa temos na man o libro que queremos mandar a encadernar, podemos escanear o exemplar en Servicios al usuario>Escanear ejemplares e seleccionar Orden de trabajo no menú dos tres puntos.
No despregable haberá que seleccionar a orde de traballo de entre as opcións que se ofrecen.
Nas solicitudes:
No menú dos tres puntos de cada exemplar, aparecen unha serie de opcións que permitirán xestionar máis eficazmente os exemplares a encadernar.
A opción Editar permite engadir notas ao exemplar:
A data de volta esperada aparecerá despois na columna Fin de la actividad.
Outro xeito de marcar como feita a orde de traballo é seleccionando a casa do exemplar e logo marcar feita a tarefa arriba á dereita na opción Hecho (ver imaxe).
As solicitudes de exemplares para exposicións son solicitudes internas da biblioteca e forman parte dos procesos chamados Ordenes de trabajo. Ao igual que o resto de ordes de traballo, estas solicitudes realízanse a nivel do exemplar.
Os fluxos de traballo de exemplares para exposicións descritos aquí son os que van a exposicións en espazos físicos que non teñen localizacións especiais dentro das bibliotecas. Para exposicións nos "Centros de interese" , que teñen asignadas ubicacións en Alma, habería que utilizar os procedementos de traballo establecidos para mover exemplares temporalmente.
Descríbense dous fluxos de traballo para estes casos:
Ao entrar hai que seleccionar o tipo de orden de traballo que se quere consultar. Neste caso: Exposicións. Aí aparece a relación de obras que o noso centro ten en exposición.
No menú dos tres puntos de cada exemplar, aparecen unha serie de opcións que permitirán xestionar máis eficazmente os exemplares.
A data de volta esperada aparecerá despois na columna Fin de la actividad.
Outro xeito de realizar esta mesta operación é seleccionando o título que se desexa retirar da listaxe e picando na palabra Hecho como se mostra na imaxe:
Explicamos este fluxo cun exemplo:
A Biblioteca de Filosofía quere pedir un exemplar á Biblioteca de Historia para una exposición.
Hai que seleccionar Tipo de orden de traballo: Exposicións. Introducir o código de barras e premer en aceptar:
O exemplar aparecerá de seguido co tipo de proceso asociado: Exposicións
NOTA: Mentres o libro está en exposición noutra biblioteca (Filosofía neste caso), a orde de traballo pode consultarse na lista de libros en exposición (Servicios al usuario>Solicitudes de recursos>Gestionar ejemplares en proceso) da biblioteca que ten o libro en exposición. Dende a Biblioteca propietaria poden ver de xeito individual a situación de cada Item ou a través dunha consulta do sistema.
A solicitude de reparación de portátiles e unha solicitude de tipo interno e realízase a través dunha orde de traballo. Como xa se mencionou, as ordes de traballo operan ao nivel do exemplar. A opción Orden de trabajo só aparecerá cando esteamos a traballar con recursos físicos no menú dos tres puntos. Porén, no caso dunha solicitude de reparación de portátiles, hai un procedemento abreviado que permitirá xestionar as solicitudes de un xeito máis rápido e cómodo. Seleccionamos Escanear ejemplares en Servicios al usuario. Unha vez no formulario escollemos no despregable a opción Reparación de portátiles.
Escaneamos o portátil e Alma mandaránolo á pestana de Reparación portátiles en Servicios al usuario > Gestionar ejemplares en proceso.
En Gestionar ejemplares en proceso seleccionamos Reparación portátiles no despregable e aí aparecerán a listaxe dos ordenadores que están en reparación:
No menú dos tres puntos de cada exemplar, aparecen unha serie de opcións que permitirán xestionar máis eficazmente este tipo de recurso:
Outro xeito de marcar como feita a orde de traballo é seleccionando a casa do exemplar e logo marcar feita a tarefa arriba á dereita na opción Hecho (ver imaxe).
O seguinte paso no fluxo de traballo será reubicar o ordenador ao seu lugar habitual en Escanear ejemplares:
A solicitude de reparación de libros está pensada para aquelas bibliotecas que dispoñen dun posto de reparacións menores para libros e outros materiais. O fluxo de traballo deste tipo de solicitude é o mesmo que no caso das outras ordes de traballo xa vistas. Cando se teña localizado o exemplar que se vai enviar a reparar, deberase premer no menú dos tres puntos e elixir a opción Orden de trabajo. Se temos xa o exemplar na man, basta con escanealo en Escanear ejemplares e seleccionar no menu dos tres puntos a opción Orden de trabajo.
No formulario de solicitude, o primeiro será seleccionar a orde adecuada mediante un despregable. Neste caso, seleccionamos Reparación Libros de entre o resto de opcións.
No formulario que aparecerá de seguido hai varias opcións. Por defecto aparece marcada a casa No recoger de la estantería. En caso de non ter o libro a man, hai que quitar a marca da casa correspondente e o sistema xerará unha solicitude de Recoger de la estantería. Tamén hai que especificar o mostrador que leva a cabo a operación. Como no resto das ordes de traballo, deberase empregar en cada caso o mostrador de préstamo da nosa biblioteca. Una vez completada a solicitude hay que premer en enviar.
Como no resto de ordes de traballo, as solicitudes de reparación de libros xestiónanse dende a opción Servicios al usuario > Gestionar ejemplares en proceso.
Ao entrar, hai que seleccionar o tipo de orden de traballo que se quere consultar. Neste caso: Reparación Libros. Aí aparece a relación de obras que o noso centro ten en reparación.
No menú dos tres puntos de cada exemplar, aparecen unha serie de opcións que permitirán xestionar máis eficazmente os exemplares.
A opción Editar permite engadir notas ao exemplar onde se pode especificar o tipo de arranxo que se lle está a facer. Alma, permite tamén especificar o estado físico polo que vai pasando o libro, pero actualmente esta funcionalidade non está configurada.
Tamén é posible marcar a data na que se prevé que o libro volva a estar dispoñible. Na opción Actualizar fecha de vigencia, eliximos a data nun calendario. Mais, ao tratarse dun proceso interno do centro, esta opción non é necesaria.
No caso que querer engadirlle unha data de volta esperada, esta aparecerá na columna Fin de la actividad. Para rematar a orde de traballo, deberase seleccionar a opción de Hecho no menú dos tres puntos para que o exemplar desaparezca da listaxe de recursos en exposición finalizando, asi, a orde de traballo.
Tamén e posible seleccionar a casa do exemplar e logo marcar na opción Hecho para finalizar a tarefa (ver imaxe).
Cando debemos procesar numerosos exemplares hai un método máis abreviado de xerar unha orde de traballo. Este método é o máis cómodo e ademáis pódese empregar tamén cando se trata únicamente dunha solicitude:
1. Ir a Servicios al usuario>Escanear ejemplares.
2. Seleccionamos a orde de traballo que precisamos no formulario.
3. Escanéanse todos os exemplares e prememos en Gestionar ejemplares en proceso.
4. Seleccionamos a nosa orde de traballo e alí atoparemos todos os recursos que acabamos de escanear.
O resto de pasos, e todo o referente a xestión específica de cada exemplar, son comunes a todas as ordes de traballo.
É importante lembrar que as ordes de traballo teñen prioridade sobre as solicitudes xeradas polos usuarios. Se un exemplar ten unha solicitude previa, o sistema ignorará a solicitude e procederá coa orde de traballo.
