As solicitudes en Alma empréganse para a adquisición, manipulación e movemento de recursos físicos. As solicitudes inician un proceso de fluxo de traballo dentro de Alma e pasan por diferentes estados segundo o tipo de solicitude do que se trate. As solicitudes deixan de estar en proceso unha vez rematadas.
Hai dous tipos de solicitudes en Alma:
1) As solicitudes propiamente ditas que se poden iniciar ou ben a petición dos usuarios ou ben a través dos operadores de mostrador
2) As solicitudes internas. En Alma, as solicitudes internas reciben o nome de ordes de traballo.
Neste sentido, mentres que as solicitudes propiamente ditas están relacionadas cos servizos aos usuarios, as ordes de traballo están relacionadas cos procesos internos da biblioteca e teñen coma fin dirixir materiais físicos a un departamento específico para o seu procesamento interno.
As ordes de traballo: Unha orde de traballo é unha solicitude para realizar unha acción cun exemplar físico, por exemplo encadernar (arranxar) o exemplar ou envialo a unha exposición dentro ou fora da propia biblioteca. No caso das exposicións estamos a falar de exposicións en espazos que non teñen definida unha ubicación en Alma, xa que no caso de exposicións nos centros de interese das bibliotecas usaremos os procedementos establecidos en Ubicacións temporais.
No Alma da BUSC as ordes de traballo están configuradas para ser xestionadas dende os mostradores de préstamo a través da opción Gestión de ejemplares en proceso. O tipo de orde de traballo indica o tipo de proceso bibliotecario a ser realizado co recurso, como por exemplo encadernación, exposicións, etc.
As solicitudes propiamente ditas pódense iniciar a través da opción Solicitar que aparece no menú dos tres puntos en calquera recurso que busquemos en Alma. A opciónn solicitar opera a nivel da obra.
As ordes de traballo operan ao nivel do exemplar. A opción Orden de trabajo só aparecerá cando esteamos a traballar con exemplares físicos no menú dos tres puntos.
En canto á tipoloxía, dentro da opción Solicitar atopamos:
Dentro das ordes de traballo neste momento temos na BUSC:
As solicitudes pendentes pódense ver e xestionar dende a páxina de Gestionar solicitudes y procesos de ejemplar. Esta páxina proporciona información actualizada sobre os diferentes tipos de solicitudes en curso e o estado no que se atopan dentro dos fluxos de traballo de Alma.
Nas facetas aparecen os tipos de solicitudes ou procesos nos que se atopan os diferentes exemplares: servizos técnicos de adquisición, encadernación, exposicións, mover de manera permanente, solicitude de exemplar físico do usuario, reparación de libros e tránsito para volver a colocar en estantería. Calquera solicitude configurada do tipo de orde de traballo, tamén aparecerá aquí.
Pódense filtrar os resultados no panel central segundo o estado no que se atopen as solicitudes: activas, terminadas e todas.
Na opción Proceso de auditoria dentro de cada entrada (no menú dos tres puntos), podemos atopar todas as situacións polas que pasou o exemplar.
Os diferentes valores que poden aparecer no proceso de auditoría poden ser:
En la estantería de reservas (On hold shelf): o exemplar atópase no estante de reservas En Proceso (In Process): o exemplar atópase en proceso por unha orde de traballo
Digitalizar ejemplar (Digitize item): o exemplar está pendente de dixitalización
Recoger de la estantería (Pick up from shelf): o exemplar está pendente de ser recollido do estante
En espera de autorización (Await Approval): o exemplar está á espera de que a solicitude sexa aprobada
Ejemplar en tránsito (Transit item): o exemplar atópase en tránsito dende/cara a biblioteca.
En realidade, Alma ofrece máis posibilidades. Estas son os valores que poderemos atopar con máis frecuencia na BUSC ou os que, polo momento, están configurados. Coa implementación de novos servizos e posibilidades, os valores desta listaxe poderán variar.
Ao premer en Ver proceso de auditoría obtemos uns resultados deste tipo nos que se especifica os procesos polos que ten pasado o recurso, as datas nas que se produciron as transaccións e o paso ou estado no que se atopa o recurso no fluxo de traballo.
Dende Gestionar solicitudes y procesos de ejemplar pódense levar a cabo outras operacións como:
No caso de cancelar unha solicitude, Alma redirixe a un formulario no que pedirá establecer a causa de cancelación e se é preciso enviarlle unha notificación ao usuario. A cancelación de solicitudes sirve para comunicarse co usuario cando a súa petición non pode ser atendida.
