En Alma, cando se crea unha solicitude de reserva, xérase un fluxo de traballo que temos que resolver nos Mostradores de préstamo.
Dentro de Servicios al usuario atopamos varias opcións que nos servirán para xestionar os distintos procesos: Recoger de la estantería, Estantería de reservas activas, Estantería de reservas vencidas.
Neste apartado (Recoger de la estantería) aparece unha relación dos materiais da nosa ubicación que foron solicitados (mediante unha reserva ou outro tipo de orde de traballo) e que están pendentes de ser atendidos.
Podes acceder a esta tarefa de dous xeitos:
Unha vez recollidos os materiais das estanterías debes escanealos (Servicios al usuario> Solicitudes de recursos>Escanear ejemplares). Ao facelo, podes ver a seguinte acción a realizar con cada un deles.
Cando se trata dun material para colocar no estante de reserva da túa ubicación, ao escanealo a persoa solicitante recibe no seu correo electrónico un aviso que lle indica que xa ten o exemplar a súa disposición. Os recursos solicitados pódense filtrar dende as facetas da parte esquerda da páxina.
Ao premer sobre o número que aparece no apartado Solicitudes, podemos ver os datos da reserva na cola de solicitudes. Dende Recoger de la estantería podemos Cancelar solicitud, Omitir ubicación (cando o material solicitado non aparece no estante podemos reenviar a petición a outro exemplar) e Marcar como extraviado.
Podes imprimir este listado de solicitudes premendo co botón dereito do rato nos tres puntos de calquera exemplar. Tamén podes premer en Imprimir informe; así, xérase un arquivo Excel que podes descargar, ordear os seus datos según consideres e imprimir.
En Alma sempre podes ver que exemplares están na estantería de reservas do mostrador de circulación no que esteas traballando.
Na Estantería de reservas activas tamén aparecen as reservas caducadas, polo que, para ter este estante actualizado, é imprescindible xestionar cada día a Estantería de reservas vencidas. Podes ordenar as reservas segundo distintos parámetros:
Dende a Estantería de reservas activas podes Cancelar solicitud e Actualizar fecha de vigencia da solicitude. Estas dúas accións podes facelas tamén dende o rexistro da persoa usuaria, na pestana Solicitudes.
Debes seleccionar dunha listaxe a razón da cancelación. Tamén podes incluir unha nota. Se marcas Notificar al usuario, este recibirá unha mensaxe de cancelación da reserva, na que se lle indica o motivo da cancelación. Rematamos a operación premendo en Confirmar.
Cando cancelamos unha reserva, se hai outra en cola, Alma incorpora esta ao listaxe de reservas activas e comunica a persoa usuaria que ten o material dispoñible para ser recollido. Se prememos no número de Lugar en la cola, mostraranos o número de reservas que hai sobre o mesmo exemplar. O número cero sempre fai referencia ao primeiro posto.
Ábrese un calendario onde podes modificar a data de vencemento do material reservado que está no estante de reservas activas. Usamos esta opción cando unha persoa usuaria solicita máis días para recoller un material reservado por un motivo xustificado. Deste xeito evitamos que o exemplar pase á Estantería de reservas vencidas.
Diariamente débese revisar a Estantería de reservas vencidas co obxecto de retirar do estante físico onde se depositan os materiais reservados, aqueles cuxa data de permanencia nel expirou, é dicir, aqueles que despois de 48 horas non foron recollidos pola persoa que os solicitou. Ten en conta que mentres non xestiones este estante:
Dentro do Mostrador de Préstamo, na columna da esquerda, preme en Servicios al usuario e, seguidamente, en Estantería de reservas vencidas. Abrirase a pantalla de Ejemplares de la estantería de reservas vencidos, con varias pestanas na parte superior e facetas á esquerda. As pestanas indican o destino de cada documento. Por defecto, abrirase a pestana Reubicar. Tes que comprobar se nas demais hai algún exemplar (aparecerá indicado nunha paréntese ó lado do nome da pestana)
Neste caso, tes que seleccionar os exemplares e facer clic no botón Reubicar. Podes facelo en bloque (marcando a caixa Seleccionar todo), individualmente, ou marcando varios. O rexistro destes materiais desaparecerá dos estantes de reservas vencidas e activas, o campo Estado pasará a ser Ejemplar en su lugar, e non quedaría máis que colocalos no seu sitio.
a) Pertencen ó fondo doutro centro e non teñen máis reservas pendentes. Neste caso deben regresar á súa ubicación orixinal.
b) Teñen outra reserva con recollida noutra biblioteca.
En ámbolos casos, tes que poñer en tránsito o exemplar ou exemplares, de xeito conxunto, seleccionando só algúns ou individualmente e premendo no botón Tránsito.
Á esquerda da pantalla, no apartado Destino das Facetas, verás a biblioteca de destino. No caso de existiren varios exemplares con distintos centros de destino, podes filtrar por centro facendo clic no nome.
Unha vez postos en tránsito, o rexistro destes exemplares desaparecerá dos estantes de reservas vencidas e activas. Só quedaría retirar os libros do estante de reservas e envialos á biblioteca correspondente.
Dispós de diversas opcións para configurar a visualización da pantalla de Ejemplares de la estantería de reservas vencidos:
Tamén podes xerar un arquivo Excel das listaxes de reservas premendo na icona Exportar listas.
