A BUSC ten o compromiso de informar dos postos libres nas bibliotecas. Desde abril de 2025, dispón dun panel construído coa ferramenta PowerBI,de Microsoft, que toma a información dos Excel de ocupación que, cada hora, actualizan os centros da BUSC.
Este panel está permanentemente accesible a través de dúas vías:
A BUSC conta tamén coa conta de BlueSky @buschorarios.bsky.social para manter informadas ás persoas interesadas dos cambios nos horarios das bibliotecas, especialmente nos períodos de apertura extraordinaria por exames.
REQUIRIMENTOS PARA O FUNCIONAMENTO CORRECTO DO PANEL
Todas as bibliotecas da BUSC meten o dato de ocupación cada hora no Excel creado para esta finalidade na Intranet da BUSC. Estes ficheiros están na sección Estatísticas ocupación bibliotecas, organizados mediante carpetas anuais desde 2021.
O persoal membro dos grupos de SharePoint das bibliotecas de centro teñen acceso ao ficheiro de ocupación do seu centro. Cómpre que as direccións dos centros metan no grupo da súa biblioteca ao persoal correturnos cando traballe na devandita biblioteca, xa que doutra forma non terán acceso ao Excel e non poderán introducir os datos.
O persoal da C.Arenal e da B.Intercentros ten acceso aos ficheiros de todas as bibliotecas, para facilitar a introdución de datos nas fins de semana e festivos, así como nos períodos de apertura extraordinaria.
Coa información extraída destes ficheiros, o PowerBi elabora a información que se pode ver no panel "Postos libres nas bibliotecas da USC".
PBI permite actualizacións programadas e manuais. Para mostrar a información ten en conta a data e hora en que se realiza a actualización, e lanza a consulta sobre o Excel de ocupación (se son as 14.30 do 31 de marzo, buscará en cada Excel de ocupación a cela na que consta o dato das 14 h do 31 de marzo). Non pode consultar a hora anterior, nin a seguinte.
Se falta o dato no Excel no momento da actualización, a Biblioteca non aparece no panel. A única excepción é a Aula 7/8, que só abre as fins de semana e festivos, e unicamente na apertura extraordinaria, polo que só terá datos no Excel nestes períodos. Durante a semana, L-V, ao non ter datos no Excel non debería aparecer no panel, pero está aparecendo. Mentres solucionamos este erro, hai que utilizar os filtros do informe de PowerBI para ocultala por semana e visibilizala nas fins de semana, seguindo as instrucións que se indican no procedemento.
PBI só permite automatizar 8 actualización coa licenza Pro que actualmente temos na biblioteca. A programación debe ser a mesma para todos os días do ano e para todas as bibliotecas, e só permite elixir a hora en punto ou as e media. Estas limitacións leváronos a recorrer a unha aplicación intermedia, tamén de Microsoft, chamada Power Automate, a cal presenta 2 vantaxes para a programación automatizada:
Co Power Automate programamos as seguintes actualizacións:
- Programación semanal, de Luns a Venres, e festivos que coincidan en día de semana (L-V)
En horario habitual
Durante a apertura extraordinaria
- Programación nas fins de semana e festivos que caian en Sábado ou Domingo
Fora destes rangos, e só durante os periodos de apertura extraordinaria, un auxiliar en quenda de mañá da B. Xeral e un auxiliar en quenda de fins de semana da C. Arenal farán actualizacións manuais cada hora. Se, forzada a actualización, faltara algunha das bibliotecas que debera figurar no panel, deberá contactar con esa/s biblioteca/s para pedirlle/s que introduza/n o dato no Excel, e forzar de novo a actualización.
APERTURA EXTRAORDINARIA
O persoal contratado para a apertura extraordinaria nas outras bibliotecas de centro non ten acceso aos ficheiros, polo que deben chamar a unha das bibliotecas intercentros para facilitar os datos, normalmente á C. Arenal.
Desde o curso 24-25, o persoal da Concepción Arenal mete os datos non só no seu ficheiro, senón tamén nos ficheiros das bibliotecas de centro que abran en fin de semana e festivos (Bioloxía, Económicas, Sala de Lectura de Dereito, ou as que se determine). Para isto, cómpre que o persoal asignado nesas bibliotecas recolla o dato de ocupación e o facilite a persoal da C. Arenal, sempre antes de cada hora en punto.
Nos períodos de apertura extraordinaria, será a Biblioteca C. Arenal a responsable de realizar actualizacións intermedias de forma manual, segundo o procedemento que se describe a continuación, durante as fins de semana e festivos, dentro da súa quenda de traballo. Pola semana, estas actualizacións manuais realizaranse desde a Biblioteca Xeral, só en quenda de maña, xa que as actualizacións da quenda de tarde están programadas.
A Biblioteca Intercentros de Lugo será, pola súa banda, quen actualice a información na conta BUSC-Horarios de Bluesky, mentres as persoas usuarias non se afagan ao novo panel.
TAREFAS DE CADA BIBLIOTECA
A) BIBLIOTECA CONCEPCIÓN ARENAL
2. Introducir os datos de ocupación das bibliotecas de centro que abran as fins de semana e festivos nos ficheiros correspondentes:
O control de sala de lectura de Veterinaria corresponde a:
En canto ao dato de ocupación:
3. Facer visible a Aula 7/8 no panel cada inicio de período festivo ou de fin de semana, seguindo as instrucións que se indican no procedemento.
4. No período de apertura extraordinaria, o persoal de fin de semana da Concepción Arenal forzará manualmente as actualizacións nas horas non programadas:
Se, forzadas as actualizacións, faltara algunha das bibliotecas que deberan figurar no panel, deberán contactar con esa/s biblioteca/s para pedirlle/s que introduza/n o dato no Excel, e forzar de novo a actualización.
B) BIBLIOTECA XERAL
2. Forzar manualmente as actualizacións nas horas non programadas no PowerBi:
3. Ocultar a Aula 7/8 no panel cada luns e/ou, cando o remate dun período festivo se dea entre semana, ao día seguinte, se segue a cadrar entre luns e venres- (p. ex., o venres posterior á Ascensión). Deberán seguirse as instrucións que se indican no procedemento.
C) BIBLIOTECA INTERCENTROS
2. As fins de semana e festivos, publicar cada hora os datos de postos libres na conta @buschorarios.bsky.social de BlueSky.
Os datos de ocupación da Sala de lectura de Veterinaria estarán dispoñibles no ficheiro de ocupación desa sala. Para o resto de bibliotecas tomaranse do panel do PBI "Postos libres nas bibliotecas da USC".
ACCEDER AO POWERBI DE POSTOS LIBRES NA BUSC
ACTUALIZAR MANUALMENTE O PANEL
1. Localizar o modelo semántico “Postos libres nas bibliotecas da USC_modelo”.
2. Ao pasar o rato por riba do ficheiro aparece unha roda cunha frecha e o texto “Actualizar agora”. Aí é onde hai que premer para que actualice os datos.
3. Mentres actualiza aparece unha roda que da voltas na columna “Actualizado”, e ao rematar aparecerá a data e hora da última actualización.
4. Hai que actualizar a man, como mínimo pasados 5 minutos das horas non programadas, pero pódese actualizar a man sempre que se considere necesario. Por exemplo, se lanzada unha actualización -programada ou manual- falta algunha biblioteca no panel, o procedemento será:
MOSTRAR / OCULTAR A AULA 7/8
1. Localizar o informe “Postos libres nas bibliotecas da USC", que está na mesma carpeta "Ocupación nas bibliotecas da USC", xusto enriba do modelo semántico. Facer clic sobre el para acceder.
2. Unha vez aberto o panel no navegador, localizarmos no menú superior a opción "Editar" e prememos sobre ela.
3. Na sección da dereita, localizaremos os "Filtros". Pode que estean "repregados" e, neste caso, haberá que premer na dobre frecha que aparece na parte superior da barra de filtros.
4. Visible o menú de filtros, localizaremos a sección "Filtros de todas as páxinas". Veremos que ten agregado o "Nome bib" para poder filtrar por el. Na listaxe de bibliotecas faremos clic na Aula 7/8 cando queiramos mostrala (fins de semana e festivos), e desactivaremos a selección cando queiramos ocultala (todos os luns).
